«La información-útil es aquella que está disponible en todo tiempo y lugar, a quienes debe estar disponible y el cómo debe estar disponible.»
Uno de los principales problemas de las personas, en la antigüedad, era el acceso a la información. Uno de los principales problemas en la actualidad, es también el acceso a la información-útil. El exceso de datos no se transforma automáticamente en información-útil, especialmente si contamos con información parcelada y no dentro de un sistema.
Me aprovecharé de la RAE que define información como “Comunicación o adquisición de conocimientos que permiten ampliar o precisar los que se poseen sobre una materia determinada.” Me quiero centrar en esta información, al interior de la empresa, cómo se va creando y modelando; cómo se va transmitiendo; cómo va generando valor agregado. Cómo llega a ser información-útil.
La transformación digital supone un cambio de mentalidad al interior de la organización, un cambio de paradigmas, un cambio del Yo-Parcela hacia el Nosotros-Cooperación, además de una incorporación fuerte de tecnología que nos permita impulsar el desarrollo. Este Nosotros-Cooperación nos pide y exige que la información-útil sea compartida entre los distintos miembros de la organización, dependiendo de su requerimiento y autorización.
Es así como la información se va creando, por ejemplo, en el área comercial a través de los prospectos de venta; se va agregando en el área de finanzas, a través de análisis financieros de los potenciales clientes; se va perfeccionando con la imputación de nuevos parámetros comerciales y la orden de compra; se va modelando a través del proceso productivo, el cual tiene requerimientos que se gatillan en forma automática a bodega y adquisiciones de materias primas; se va transmitiendo a administración para la generación de las respectivas facturas y posterior cobranza, y va generando valor agregado al cliente, quien sabe en qué momento será su despacho. Se podrá agregar IA (Inteligencia Artificial), IoT (Internet of Things) u otros, para que enriquezcan y faciliten la información y su transmisión.
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Una empresa ficticia, con proceso simplificado y ficticio, pero el flujo y necesidad de la información es real. El requerimiento de las distintas áreas y gerencia es real. Se definen los KPI (indicadores claves) y alertas que se irán alimentando en forma automática on-line, con el fin que se puedan tomar las acciones correctivas, tanto en el proceso general, como con alguna orden en particular.
Es aquí cuando el valor de la información-útil toma su real dimensión. En muchos procesos que me ha tocado revisar y liderar es muy normal ver que las personas del área comercial abastecen a la gerencia de ventas con planillas electrónicas de “fin de mes”. Que la bodega informa de las adquisiciones y modificaciones de costo a través de planillas, a veces a “fin de mes”. Que producción empieza a preguntar datos sobre el cliente, por los requerimientos específicos de la orden. Despacho exige que le envíen los datos del contacto. Cada uno en su Yo-Parcela, sin nombrar las Horas-Gerente especialistas en “Planillas”. Conozco dos gerentes generales que se han comprado televisores UHD de 55” porque necesitan “planillar”. Sí, parece que ahora es un verbo, donde los gerentes, de área o general, van rastrillando los informes de “fin de mes”, para hacer sus cálculos y presentar la información-útil, al directorio de “fin de mes”.
La información-útil es aquella que está disponible en todo tiempo y lugar, a quienes debe estar disponible y el cómo debe estar disponible. La eficiencia de los procesos pasa muchas veces, en la disponibilidad de esta información-útil para quienes hacen gestión y no tener que estar rastrillando para quienes deban “planillar” y presentar.
La Información-Útil es uno de los relatos necesarios en y de la empresa para la transformación digital. De muy poco nos servirá que implementemos sistemas sofisticados y altamente tecnologizados y digitalizados si éstos no van acompañados con la cooperación y acceso de la información, y cómo ésta va generando valor agregado a nuestro Core, que es ser Cliente-Céntrico.
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