Una facturación electrónica es, ante todo, una factura. Es decir, tiene los mismos efectos legales que una factura en papel.
Recordemos que una factura es un justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicios, en este caso la factura electrónica es una factura que se expide y recibe en formato electrónico.
Si fusionamos estos conceptos anteriormente nombrados, La factura electrónica es un documento digital legalmente válido como medio de respaldo de las operaciones comerciales entre contribuyentes y, por lo tanto, reemplaza a las facturas tradicionales de papel.
Características
- La Factura Electrónica va firmada digitalmente por el emisor.
- La numeración es autorizada por la DIAN.
- Puede ser impresa en papel normal, sin necesidad de tener un fondo impreso o timbrado.
- Se puede consultar la validez del documento en la página web de la DIAN, nosotros como operador damos respuesta de la validez.
- Los contribuyentes autorizados/Obligados como emisores electrónicos no pueden seguir emitiendo facturas tradicionales, hay posibilidad de empresas voluntarias.
- Nota débito, Crédito y Rechazos.
Principales Beneficios:
- Optimización de procesos: permite mejorar la coordinación inter/intra departamental, que la información del intercambio esté actualizada en sus sistemas en tiempo real, que sea fácil de tramitar, de guardar y de encontrar; de modo que se facilite la toma de decisiones, se reduzcan tareas rutinarias o improductivas, el almacenamiento, un nuevo proceso de digitalización, etc. Además se consiguen reducir errores humanos por la repetición de tareas o en la introducción de datos, etc.
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Cumplir con la obligación o requisito de algún partner:
Las empresas se encuentran, cada vez con más frecuencia, con una obligación legal de intercambiar la información de forma electrónica. En la región, los países que ya exigen la obligatoriedad son: México (+ 6 años), Ecuador (2014-2015), Perú (2014-2015), Chile (+ 5 años), Brasil (+ 5 años).
El EDI (Intercambio Electrónico de Documentos) y e-Factura (Facturación Electrónica) es cada vez más frecuente en diferentes sectores empresariales, que requieren adaptarse a los estándares de un mercado global.
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Ahorro de costos
con el intercambio digital de la información es directo, desde el gasto de impresoras, gestión de la impresión, tóner, franqueo, envío, manipulación del papel, reducción del archivo físico, etc.
En Colombia hemos realizado un estudio donde el papel (cada factura) en su ciclo de vida puede costarle a la empresa COP$ 7.000 por documento, la FE estará disminuyendo ese costo en casi un 85% o más.
Cabe aclarar que el proceso de FE se divide en dos, emisión y recepción, pueden ser procesos paralelos.
Otro de los beneficios del paso al intercambio digital es la entrada en una comunidad o red de empresas donde esta tecnología ya está en funcionamiento, y que cada vez más dejan de admitir en el papel.
También se consiguen aprovechar ventajas futuras al aprovechar el canal de comunicación abierto con sus socios para enviar/recibir otros tipos de documentos como contratos, pedidos, cotizaciones…).
Para Colombia, se estima que será el segundo semestre del año 2016, cuando haya un uso ya generalizado de la factura electrónica (diferente a la factura digital, que es una factura convencional, escaneada o creada en digital, pero no electrónica, que requiere mayores requisitos).
