No siempre ajustar los procesos internos con nuevas tecnologías tendrá como objetivo el aumento de utilidades cuando existen propósitos superiores como contribuir con el mejoramiento de las condiciones de vida a partir de la recuperación del medio ambiente.
Estos ajustes de procesos, incluyen la migración a opciones virtuales que optimizan las operaciones entre comerciantes con beneficios como la agilidad y la seguridad. Colombia no ha sido ajena a estas formas de negocio y por el contrario con gran éxito se han creado plataformas para incentivar las operaciones de comercio virtuales, a través de la Cámara Colombiana de Comercio Electrónico.
La DIAN se armoniza con estos avances y en tal sentido recordamos el decreto 2242 de 2015 sobre la masificación de la factura electrónica en todo el territorio nacional, haciendo su uso obligatorio de forma progresiva.
Este documento tiene los mismos efectos y validez que la factura en papel físico y debe reunir requisitos adicionales relacionados con la utilización de un formato electrónico de generación XML mediante la utilización del estándar UBL – Universal Business Language.
Una facturación electrónica, también llamada comprobante fiscal digital, es un documento electrónico que cumple con los requisitos legales y reglamentariamente exigibles a las facturas tradicionales garantizando, entre otras cosas, la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido. Mediante este mecanismo en el momento que se hace una compra se produce una información en tiempo real desde el establecimiento comercial hasta la DIAN y la información queda almacenada permitiendo un mejor control sobre el pago del IVA.
La DIAN informará mediante resolución, las empresas elegidas para adoptar este sistema y el proceso de selección atenderá, entre otros, los criterios relacionados con el volumen de operaciones, ingresos, patrimonio, importancia en el recaudo, nivel de riesgo, cumplimiento de obligaciones tributarias, solicitantes de devoluciones, zonas urbanas y/o rurales. Las resoluciones de la DIAN que fijen los seleccionados obligados a facturar electrónicamente entran en vigencia en un plazo no inferior a tres meses después de su publicación en el Diario Oficial. Una vez se publiquen las respectivas resoluciones, los obligados a facturar directamente o a través de un proveedor tecnológico autorizado, deben iniciar las pruebas tendientes a demostrar el cumplimiento de condiciones técnicas de expedición de la factura electrónica, recibo y rechazo.
En los primeros meses del presente año, con la participación de 58 empresas voluntarias de diversos sectores de la economía nacional, la DIAN inició el plan piloto del nuevo modelo de Factura Electrónica. Por ahora los contribuyentes pueden acogerse voluntariamente a la normatividad de facturación electrónica y en el corto plazo la DIAN informará quiénes deberán hacerlo obligatoriamente.
Se ha previsto que la DIAN deberá, a más tardar en año 2017, disponer de manera gratuita los servicios informáticos electrónicos correspondientes, con el fin de facilitar la expedición de la factura electrónica a las microempresas y pequeñas empresas. Por su parte, las grandes empresas adquirirán a través de operadores habilitados, los servicios informáticos de facturación electrónica a un costo que determine el mercado. Las condiciones tecnológicas que se deben cumplir al generar la factura electrónica se resumen en la utilización del formato electrónico; la numeración consecutiva autorizada; el cumplimiento de los requisitos señalados en el artículo 617 del Estatuto Tributario, salvo en lo referente al nombre o razón social y NIT del impresor, la pre – impresión de los requisitos a que se refiere la norma.
La firma digital o electrónica que se incluya en la factura, como elemento tecnológico para el control fiscal, podrá pertenecer al obligado a facturar electrónicamente, a las personas autorizadas en la empresa o al proveedor tecnológico.
El obligado a facturar debe entregar o poner a disposición del adquirente la factura en el formato electrónico de generación, siempre que el adquirente también expida factura electrónica o el adquirente no obligado a facturar electrónicamente decida recibir factura en formato electrónico de generación. Adicionalmente, el obligado a facturar debe entregar al adquirente una representación gráfica de la factura electrónica en formato impreso o en formato digital a la dirección del correo electrónico indicado por el adquirente. La representación gráfica de la factura electrónica contendrá elementos gráficos como códigos de barras o bidimensionales establecidos por la DIAN. El adquirente que reciba una factura en formato electrónico, debe informar, al obligado a facturar, el recibo de la misma.
Para efectos fiscales, la factura electrónica, las notas crédito y débito se conservarán en el formato electrónico de generación establecido por la DIAN, tanto por el obligado a facturar como por el adquirente que recibe en ese formato. La norma establece como mínimo un término de conservación de cinco años.
El contribuyente puede, con sus propios medios tecnológicos, elaborar sus facturas electrónicas y puede también contratar el servicio con terceros que deben estar autorizados por la DIAN. El tercero que preste servicios de facturación electrónica debe cumplir una serie de requisitos, que incluyen topes patrimoniales y debe asumir una serie de obligaciones con el fin de garantizar la transparencia de las operaciones y facilitar el proceso de fiscalización de la DIAN.
Nos sintonizaremos con los nuevos retos de tecnología y simplificación de trámites, con la convicción de que continuamos cumpliendo nuestra obligaciones tributarias, con la fe, que ya anuncia el nuevo Fiscal, de que muy pronto se logrará una verdadera lucha frontal contra la corrupción, lo que debe motivar al contribuyente a que sus esfuerzos de ajuste a procesos tributarios y pago de sus obligaciones se dirigen realmente a recuperar los sectores en crisis como la salud, la seguridad, la infraestructura y el empleo. Mientras ello ocurre tendremos una motivación para el mejoramiento del medio ambiente con una nueva consigna: ¡A archivar las impresoras!.
