«No debes emplear modelos prescriptivos de gestión de proyectos sin antes cuestionar y evaluar lo que realmente necesitas.»
Sin lugar a dudas hoy más que antes, todas las empresas nos encontramos inmersas desarrollando proyectos de todo tipo. Por un lado, ejecutando proyectos para nuestros clientes y por otro, ejecutando proyectos internos que promueven la mejora continua y el lanzamiento de nuevos productos y servicios al mercado.
Ante las tecnologías de información marchando a velocidad suicida, modelos tradicionales predictivos de gestión de proyectos se quedan cortos. Un mundo cambiante requiere empresas sobrevivientes que sean capaces de adaptarse rápidamente a los inevitables cambios que todo proyecto experimenta. Por esta razón, en estos tiempos de rebelión, han venido surgiendo nuevas tendencias para gestionar proyectos de manera ágil que involucran el lado más humano de todos nosotros buscando que cada equipo de proyecto escoja su manera de trabajar completamente adaptada a la necesidad y soportada sobre modelos de gobernanza establecidos a la situación puntual de cada proyecto.
Habiendo dicho esto, debemos reconocer a nuestra compañía como un sistema adaptativo complejo que debe diseñar su arquitectura empresarial para responder ante el cambio. Por esta razón, quiero recomendarte 4 aspectos que debes tener en cuenta al momento de definir tu manera de gestionar proyectos:
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Características del proyecto
Existen proyectos en donde la visión y sus requerimientos son claramente definidos entre las partes antes de que el equipo lo ejecute. Sin embargo, existen otros tipos de proyecto en donde el cliente regularmente desconoce lo que quiere y los verdaderos requerimientos emergen sólo cuando somos capaces de evidenciar resultados durante la ejecución.
Lo anterior, implica determinar el enfoque de ciclo de vida que mejor se acomode al proyecto. Los enfoques pueden ser predictivos, ágiles adaptativos, programas, exploratorios, iterativos, incrementales e híbridos. Cada enfoque seleccionado deberá estar equipado de un set colectivo de herramientas que generen valor en la gestión.
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Contexto
Muchas organizaciones trabajan sobre sistemas de gestión rígidos, burocráticos e inflexibles que imposibilitan la respuesta a las necesidades del cliente con oportunidad. El contexto definitivamente cuenta y como lo hemos expresado anteriormente, toda organización está inmersa en su contexto interno y externo. No es lo mismo desarrollar proyectos internos que proyectos para terceros en donde la restricción de un marco contractual, acota nuestras posibilidades de ejecución. En este escenario, debemos entender cómo adaptar los activos de procesos y herramientas de la organización a las necesidades del cliente previamente a la ejecución del mismo.
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Estilos y preferencias de gestión
Indudablemente la experiencia y lecciones aprendidas siempre influencian nuestra selección, preferencia y estilo de gestión de proyectos. Muchos emplean su liderazgo para gestionar equipos a través de herramientas, técnicas y radiadores de información fáciles de entender para todos. Por otro lado, existen los que aún se mantienen empleando herramientas gerenciales y sofisticadas que soportan el cálculo de indicadores de gestión, variaciones y proyecciones para la toma de decisiones. En mi perspectiva, todo lo que decidamos emplear siempre será acertado mientras podamos medir su generación de valor.
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Cultura organizacional
Los proyectos son difíciles de referenciar porque siempre estamos rodeados de nuevas personas cada vez ejecutando tareas únicas experimentando altas tasas de ambigüedad e incertidumbre. Por lo anterior, la cultura determina la manera en que se desarrollan las reuniones, la presentación de reportes de gestión, la administración del cambio y todas las tareas de administración de proyectos a emplear. Es por esto que un análisis de los interesados, capturando sus preferencias de comunicación y administración, será de vital importancia para diseñar el modelo de gestión.
Es por esto que no debes emplear modelos prescriptivos de gestión de proyectos sin antes cuestionar y evaluar lo que realmente necesitas. Los aspectos vistos anteriormente, te serán de gran utilidad al momento de adaptar tus modelos de gestión a las necesidades de cualquier cliente.
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