«Una correcta implementación de una estrategia educativa haciendo uso de simuladores para los diferentes sistemas de gestión de la compañía se convierte en un factor clave de éxito de la organización.»
Es indudable la importancia que tiene hoy en día los sistemas de información para la gestión de los procesos de las organizaciones, aquí encontraremos sistemas tipo ERP (Enterprise resource planning), CRM (Customer Relationship Management), OMS (Order management system), Sistemas de facturación, etc. Y si bien los proveedores de estos sistemas, tales como SAP, Oracle, Open SmartFlex, etc, cuentan con manuales y servicios de capacitación de uso no suele ser suficiente para entrenar a los colaboradores de la organización ya que cada empresa cuenta tanto con una cultura organizacional única, como con procesos y modelos de negocio diferentes, y por lo tanto particularidades que no son contempladas en el manual de usuario.
Ahora bien, es natural observar que entre mayor cantidad de procesos y mayor cantidad de colaboradores tenga la empresa, los procesos de transferencia de conocimiento, y de protocolos de uso de cada uno de los sistemas se convierte en un reto no menor en las organizaciones, en efecto, las empresas se enfrentan cada vez más a problemas asociado a la gestión de conocimiento (GC):
- Fuga de información ya sea porque el líder que conocía el sistema sale de la organización o simplemente cambia de área, o incluso porque no se documenta y se olvida su correcto proceso.
- Distorsión de las políticas de uso del sistema ya que la capacitación del correcto uso del sistema va pasando de persona en persona, generando naturalmente un teléfono roto y con el tiempo, un buen proceso sistematizado termina siendo usado incorrectamente.
- Errores por uso inadecuado del sistema por desconocimiento o mala capacitación.
- Demora en la atención de cliente, y/o baja productividad por desconocimiento del sistema, intente recordar cuando, en calidad de cliente, tuvo que esperar para que el funcionario llamara a un compañero a preguntarle cómo hacer su trámite en el sistema.
- Daños a equipos o en infraestructura por mala configuración de los dispositivos de control.
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Todos estos errores en mayor o menor proporción provocan en la organización pérdidas de recursos, tiempo o dinero que sumados día a día y trabajador por trabajador pueden llegar a ser millones de dólares en dinero y tiempo perdido. Consecuentemente, la correcta implementación de un modelo de GC adecuado y ajustado a la organización es vital por lo que cada vez es más común que las empresas cuenten con áreas de centro de competencias directamente relacionadas al cuerpo directivo.
Hoy en día se cuenta con varias alternativas pedagógicas para usar en estos procesos de formación, pero en esta ocasión haremos énfasis al uso de Simuladores de Sistema de información como la herramienta más acorde a la problemática descrita anteriormente. Un Simulador, es una herramienta que, como su nombre indica, simula el comportamiento del sistema real pero permitiendo al usuario interactuar, dentro de un ambiente controlado, únicamente con las opciones del sistema que intervienen en el procedimiento mediante herramientas audiovisuales que lo van llevando “de la mano” dentro de las opciones que debe ejecutar en el sistema.
El uso de simuladores para el correcto uso de los sistemas de gestión, han ayudado a mejorar en gran medida los indicadores de desempeño de las compañías y recuperar pérdidas provocadas por la falta de capacitación y donde los beneficios son relevantes:
- Estandarización de ejecución de procedimientos comerciales.
- Unificación de conceptos del lenguaje a utilizar ya sea al interior de la organización como en atención al cliente.
- Reducción en el costo de capacitación por costos de entrenadores, como por la facilidad de replicar las capacitaciones a empleados nuevos y antiguos.
- Reducción de errores humanos en la configuración de sistemas y/o equipos.
- Reducción de niveles de accidentalidad.
- Mejora en la productividad, ya que cada colaborador ha logrado practicar el uso del sistema antes de usar el ambiente productivo.
En efecto, una correcta implementación de una estrategia educativa haciendo uso de simuladores para los diferentes sistemas de gestión de la compañía se convierte en un factor clave de éxito de la organización mejorando procesos de gestión de la compañía.
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