«La gestión del conocimiento se enfoca en buscar herramientas dinámicas para que los conocimientos y mejores prácticas puedan ser capitalizados, transmitidos y permeados en toda la organización.»
No es para nadie un secreto que el activo más importante en las organizaciones son las personas, de ellas depende que podamos idear, planear y ejecutar cualquier actividad en el marco de la creación de valor. Ahora bien, esta infinidad de interacciones de los individuos de manera diaria se traducen en aprendizajes y por ende en conocimientos que se convierten en los pilares estructurales de la cultura organizacional y en la forma en que cada organización hace que las cosas pasen, imponiendo un sello único que las caracteriza.
Para algunos directivos y organizaciones la gestión de conocimiento se limita a la documentación escrita de todo lo que se hace, tal como procesos, procedimientos, rutinas, etc., en muchos casos motivados por el objetivo de cumplir con los requerimientos de algún sistema de gestión, que en muchas ocasiones es rígido y en algunas oportunidades más allá de agregar valor generan obstáculos que si no son gestionados de la manera correcta llevan al desperdicio de tiempo y esfuerzo.
La gestión del conocimiento se enfoca en buscar herramientas dinámicas para que los conocimientos y mejores prácticas puedan ser capitalizados, transmitidos y permeados en toda la organización, y para que este proceso sea efectivo la forma en la que hacemos las cosas adquiere una importancia en la búsqueda de este objetivo. Podemos como organización decir que tenemos una gestión de conocimiento impecable porque en nuestro archivo físico y electrónico todos los documentos asociados a la organización están correctamente catalogados, etiquetados y organizados, sin embargo a la hora de revisar que tanto están siendo consultados, y en muchos casos aplicados, nos encontramos con sorpresas, ya que cumplimos con las normas y estamos certificados en sistemas de gestión, pero las personas no están interiorizando y adquiriendo de manera autentica las competencias propias que este conocimiento quiere entregarles, y más aún, no lo están enriqueciendo diariamente.
El conocimiento no es estático, es tal vez más dinámico de lo que nos imaginamos, todos los días evoluciona y se enriquece, sin embargo el riesgo que se corre es que quede únicamente en la cabeza de algunos empleados ilustres de nuestra organización y pocas veces nos preocupamos por que sea desincorporado de la manera más eficiente y practica para que todas las personas de la empresa tengan acceso a él, es por esto que como organización debemos buscar la manera de encontrar disciplinas que permitan que este proceso dinámico se convierta en un factor primordial y en un hábito para promover el desarrollo del capital intangible, administrándolo con igual o mayor importancia que el capital financiero.
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Para apalancar este proceso, como se mencionó anteriormente, la forma adquiere un valor importante y es acá donde el trabajo en equipo, la apertura a nuevas ideas, la innovación y la comunicación interna, entre otras, nos permiten construir de manera constante un modelo mental propio de la organización en la búsqueda de este objetivo de manera más efectiva y eficiente. Es así como la comunicación interna se convierte en una palanca para la gestión del conocimiento al interior de las organizaciones, en donde más allá de enfocarnos en lo que nos piden las normas y legislaciones, nos enfoquemos como organización en maximizar la interiorización activa de este conocimiento.
Cuando hablamos de procesos de comunicación interna para la gestión del conocimiento nos enfrentamos a tres retos fundamentales: informar, comunicar y formar a los colaboradores, con la meta específica de lograr una apropiación de conceptos y generación de hábitos que se traducen en una efectiva gestión en todas y cada una de las funciones y responsabilidades de la empresa. Ahora bien, a primera vista parece ser un proceso sencillo, sin embargo con la recarga de información a la que nos vemos expuestos en la actualidad, en donde los correos electrónicos, los chats y la infinidad de herramientas que implementan las organizaciones para apoyar estas actividades, corremos el riesgo de que las personas se sientan ahogadas con todo lo que reciben y decidan ignorarlo, para lo cual debemos encontrar la dosis perfecta y la periodicidad adecuada para que este proceso logre su resultado.
Como complemento a la comunicación, como catedrático he aprendido que la efectividad del aprendizaje en los seres humanos se incrementa en la medida que las personas comparten este conocimiento que han adquirido con otros y las formas más efectivas de interiorizar el mismo es cuando a través de la experiencia incorporamos a nuestro modelo mental nuevas herramientas que podemos posteriormente compartir y enseñar a otros, y es acá donde podemos aprovechar la motivación de compartir nuestras experiencias y enseñar a otros como una de las mejores herramientas para transferirlo.
La invitación para todos los líderes, sin importar el tipo de organización a la que pertenecen, es a que motivemos a todos nuestros colaboradores y equipos de trabajo en todos los niveles a dejar a un lado esa auto restricción que nos imponemos por un miedo infundado a que en un futuro podamos ser reemplazados si compartimos con otros la forma como hacemos las cosas. En este sentido, como lo establece el modelo de gestión de conocimiento de KPMG Consulting, “la organización como ente no humano sólo puede aprender en la medida en que las personas y equipos que la conforman sean capaces de aprender y deseen hacerlo” y en la habilidad que tengamos como organización para entender y aprovechar a cada uno de las personas podremos generar la diferencia y sobresalir.
Darle elementos a las personas para que se sientan importantes y puedan evidenciar que sus aportes agregan valor hace que todos se comprometan cada día con la organización, nunca se quiten la camiseta y trabajen de manera mancomunada en el logro de los objetivos personales y empresariales.
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