Por las dinámicas propias de las empresas, en ocasiones suele suceder que los documentos que emiten las empresas (ej. contratos con terceros, proveedores o clientes) son firmados por personas que no son representantes legales. Si bien es una practica recurrente en el sector empresarial y los contratos firmados por quienes no son representantes legales se celebran, ejecutan y terminan, sin ningún tipo de complicaciones, es importante tener presente lo que establece la normativa colombiana sobre contratos firmados por personas que no cuentan con facultades, debidamente otorgadas, para ejecutar dichos actos.
(Conferencia: Responsabilidad Jurídica de los gerentes en las Empresas)
Tienen la calidad de administradores, entre otros, el representante legal de cada sociedad y en general, quienes conforme a la ley o a los estatutos de la sociedad, se encuentren debidamente inscritos en la Cámara de Comercio y ejerzan funciones de administración (artículo 22 de la Ley 222 de 1995).
Por su parte, la Superintendencia de Sociedades en concepto del 2002, ha aceptado que: “Debido a que la inscripción o registro mercantil de los representantes legales es de carácter constitutivo y no de simple publicidad, para todos los efectos legales, solamente tendrán dicha condición quienes así figuren en el registro mercantil.
La única persona facultada para obrar a nombre de la sociedad, tanto interna como externamente es el representante legal de la misma, esto es, la persona cuyo nombramiento apareció inscrito en el registro mercantil.”
Así las cosas, en principio, tenemos que los representantes legales son los individuos que efectivamente se encuentran inscritos en el Registro Mercantil y por lo tanto, cuentan con facultades para firmar documentos en nombre de la sociedad.
Sin perjuicio de lo anterior cuando un contrato sea celebrado por una persona que, si bien no cuenta con facultades, ha dado motivos para que un tercero de buena fe válidamente considere que dicha persona cuenta con capacidad para firmar el contrato, se podría entender comprometida la sociedad por lo establecido en el contrato (artículos 842 y 640 del Código Comercio y artículo 27 de la ley 1258 de 2008). En este escenario estamos ante la figura de “representación legal aparente” o de “administrador de hecho”.
Representación legal aparente o administrador de hecho
La “representación legal aparente” o el “administrador de hecho” suele ocurrir respecto de aquellas personas que tienen cargos directivos en una sociedad y en virtud de dichos cargos interactúan con terceros en nombre de la sociedad y suelen emitir correos electrónicos comprometiendo a la sociedad, firmar documentos adquiriendo compromisos a nombre de la sociedad. Ejemplos de dichas personas suelen ser los Directores Comerciales, Directores de Ventas o Directores de Compras, entre otros.
Es decir, estas personas en el desarrollo de sus funciones suelen ejercer actos de gestión y dirección que hacen pensar a un tercero de buena fe que dicho individuo cuenta con capacidad para actuar en nombre de la sociedad (ej. Negociar productos, solicitar servicios, ejercer autoridad al interior de la empresa) y la sociedad no se opone a sus actuaciones, sino que por el contrario las convalida.
En aquellos eventos que se configuran los dos elementos mencionados en el párrafo anterior, un tercero de buena fe puede válidamente considerar que la persona (ej. Director Comercial) con la que esta interactuando cuenta con las facultades suficientes para comprometer a la sociedad.
En todo caso, la jurisprudencia colombiana ha establecido que el tercero de buena fe que considera estar contratando con un individuo que tiene facultades para actuar en nombre de la sociedad, debe ser lo suficientemente diligente para entender que con quien está interactuando cuenta con facultades para actuar en nombre de la sociedad para que en efecto se configure esa representación legal aparente respecto del individuo con el que está contratando. Es decir, el tercero de buena fe tiene un alto estándar que debe demostrar para argumentar de manera contundente que a pesar de haber sido diligente y hecho las verificaciones pertinentes, válidamente consideraba que la persona que firmó el contrato tenía facultades para actuar en nombre de la sociedad.
En este sentido, la Superintendencia de Sociedades ha manifestado que “El tema de la representación aparente a la que alude el artículo 842 del Código de Comercio, se relaciona con actuaciones de quien sin ser representante legal, induce a terceros de buena fe a creer que actúa legítimamente autorizado para hacerlo; así se desprende del texto de la norma y lo confirman innumerables sentencias en las que a partir del material probatorio arrimado a la actuación, el juez puede determinar que en efecto, el contrato se suscribió bajo la convicción errada y de buena fe de estar contratando con quien es su representante legal, en razón a conductas propiciadas por el mismo demandado. Así pues, el tema de la representación aparente es un asunto de carácter probatorio que necesariamente debe resolverse por vía judicial.”
Por todo lo anteriormente expuesto se puede concluir que se configura una situación de representación legal aparente cuando una persona contrate en nombre de otro, el tercero de buena fe, habiendo sido diligente en realizar las validaciones pertinentes, por el contexto habitual que rodea la firma del documento pertinente considera que la persona con la que está firmando el documento cuenta con las facultades suficientes para actuar en nombre de la sociedad, y la persona que está actuando en nombre de otro es responsable de haber generado esa creencia en el tercero de buena fe o que por las costumbres comerciales fuera dable entender que estaba facultado para actuar en nombre de la sociedad.
Tratándose de actos realizados entre comerciantes (es decir, empresas) el estándar probatorio que tiene que demostrar el tercero de buena fe es extremadamente alto ya que para ser diligente debió haber verificado el certificado de existencia y representación legal, emitido por la Cámara de Comercio, de la contraparte con la que firmaría el documento y ahí se daría cuenta que dicha persona no se encuentra facultado para actuar en nombre de la empresa.
Por lo tanto, ese documento firmado por aquella persona que, en principio, no cuenta con facultades para actuar en nombre de la sociedad, difícilmente será oponible a la sociedad ya que el tercero de buena fe no habría superado el estándar de diligencia y, en ese sentido quedaría obligado a responder por el contrato aquél que firmó sin contar con las facultades para actuar en nombre de otro.
También le puede interesar: Estándares Mínimos, para cuidar a sus Trabajadores
