En el mercado de Tecnología de Información se encuentran diferentes productos de software para Planificación de Recursos de la Empresa (ERP en inglés), que ofrecen amplia variedad de funciones. Sin embargo cuando se quiere implementar una solución surge la pregunta: ¿Cómo transformar una “organización reactiva impulsada por datos no ordenados” en una “organización preventiva orientada por la información”?
Con el uso del software ERP se espera que la empresa sea más ágil, más productiva, más receptiva y tenga un alto crecimiento. Esto no siempre se logra al implementar soluciones de este tipo, y al contrario una organización se puede encontrar con herramientas complejas que dispersan recursos y no brindan la información requerida.
Cobra entonces importancia determinar las características esenciales para elegir una solución de software ERP: Integración, Manejo de la prevención y el Efecto multiplicador.
Integrar, un principio de ERP
Los componentes del software se deben integrar para generar un resultado excelente, incluyendo los aspectos funcional y geográfico, así como la participación de todos los actores involucrados en el negocio.
Integración funcional: incorporando todas las actividades de los procesos administrativos, financieros, productivos, de servicios y flujos de trabajo institucionales. Esto garantiza evitar dispersión de recursos, pérdida en enlaces de datos y confusión a la hora de hacer análisis de la información o tomar decisiones.
Integración geográfica: con enfoque en los procesos de todas las áreas, involucrando departamentos, sucursales y todas las empresas de una organización con independencia de su ubicación. Esta condición, característica de un software ERP multi-empresa y multi-lugar, brinda la oportunidad de profundizar hasta el detalle y consolidar los negocios en diferentes áreas y lugares.
Integración de sector económico: dirigida a clientes, proveedores y empleados para facilitar la definición de nuevos modelos de negocio.
Prevenir antes que reaccionar
La información entregada por el ERP además de presentar en cualquier momento el detalle de las operaciones y consolidados en todos los niveles, para ser usada de manera preventiva, debe incluir:
- Emisión de boletines de indicadores de desempeño, datos de posición y comparación en tiempo.
- Recordatorios que indiquen trabajo pendiente y posición de transacciones para aprobación.
- Informes Operativos para cumplir con las necesidades de trabajo diarias.
- Sistema de Información Gerencial orientado al análisis y la toma de decisiones. Un Tablero de Indicadores donde resalten los datos más importantes de cada proceso y ofrezca ideas operativas intuitivas, es una característica que hace a un software ERP sobresaliente.
- Alertas y Notificaciones sobre situaciones específicas del ERP y asuntos externos.
El efecto multiplicador
Para complementar el aporte del software ERP a la empresa, es necesario disponer de herramientas que ayuden a mejorar las operaciones y maximizar el alcance para llegar al cliente con un gasto mínimo. La convergencia tecnológica SMAC (Social, Mobility, Analytical and Cloud), contribuye con la experiencia de efecto multiplicador en el crecimiento empresarial.
SMAC genera cambios en las empresas, el comportamiento de los consumidores, las estrategias de comunicación, el enfoque del cliente y la eficiencia operativa de las organizaciones.
Integrar, prevenir y multiplicar son características esenciales para que el software ERP satisfaga las expectativas del interrogante. Así, la información llega a todos los involucrados de manera específica e independiente de su función dentro de la organización, su ubicación geográfica y su relación con la empresa. La cobertura acompañada de facilidad en el acceso y en el análisis, ayuda a los directivos en la toma de decisiones preventivas en lugar de reaccionar “apagando incendios”.
