Con el inmenso abanico de soluciones de nómina, aferrarse a una hoja de cálculo para “ahorrarse” algunos pesos es una decisión operativa y financieramente inconsistente. Ya iré desarrollando algunos de los números que soportan esa afirmación, pero empecemos entendiendo que el uso de sistemas informáticos en las organizaciones ya no es un lujo, ni una ventaja competitiva; es un tema de supervivencia.
En su libro Leading Digital, publicado por Harvard Business Review Press, Didier Bonet, Andrew McAfee y George Westerman nos hablan de 3 razones por las cuales las compañías deben entrar al mundo digital, sin exclusión de industria o tamaño: Mejora en la experiencia del cliente (interno o externo), optimización de procesos y cambios de modelo de negocio.
Considerando lo anterior, un software de nómina digital, que sea capaz de mejorar la experiencia de los trabajadores y que minimice el trabajo manual de generación, recopilación, reporte, causación y/o análisis de históricos, no sólo generaría un alto retorno sobre la inversión en el corto plazo, sino que traería nuevas mejoras a la organización, ya que las personas que se encargaban de esas tareas, ahora estarán disponibles para asignaciones que agreguen aún más valor a la organización. (aunque está claro que dependerá del líder el correcto uso de ese tiempo ahorrado).
El costo por hora- costo total incluidas provisiones- de un analista de nómina/administrativo puede estar entre 6.300 y 15.400 pesos (esto según la base de datos de Nubox, pero ya dependerá de las políticas salariales de las diferentes empresas). Si bien un software de nómina robusto, amigable, sencillo de usar y con todas las funcionalidades necesarias puede variar en costos, en esta ocasión usamos a Nubox como ejemplo, considerando que este servicio SaaS cuesta $50.000 al mes.
Dicho esto, si nuestro software es capaz de ahorrarle a una organización al menos, entre 3,2 y 8 horas al mes usted ha hecho una buena inversión. Ahora, cabe destacar que estos cálculos se han realizado mirando los datos puros que están a la mano, pero si usted gusta, podría hacer un análisis completo considerando el costo de oportunidad de esas horas, cuánto valor le podrían generar haciendo otra cosa, el aumento de la productividad general de la empresa, la mejora en el clima organizacional, la disminución de errores humanos, etc.
Si hace un buen ejercicio se dará cuenta que no pagar los $50.000 podría ser un pésimo negocio.
Para que no quepan dudas, veamos otras variables que pueden afectar:
Un software de nómina en la nube, crea desprendibles de pago y los envía masivamente a los colaboradores, certificados de ingresos y retenciones, causa las 10 a 12 cuentas contables que afectan estados financieros por temas laborales, almacena históricos, genera el archivo para pago de las prestaciones sociales, permite el cargue masivo o individual de novedades, tiene todas las fórmulas, recargos y retenciones pre configuradas, esto entre otros beneficios. Si usted suma las horas que su equipo (y aquí el tema de los sueldos ya se lo dejo a usted) demora haciendo estas tareas, le aseguro que su costo de oportunidad ya se fue a la estratósfera. Lo que estoy tratando de decir es que: el truco aquí no es despedir a los trabajadores y reemplazarlos por el software, sino que es sacar el mejor provecho de su talento humano para generar valor.
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