Aunque han corrido casi tres años desde que la DIAN anunció la normativa en el 2015 que buscaba masificar la factura electrónica con el fin de optimizar los procesos en las compañías y evitar la evasión de impuestos, no todas las empresas en Colombia están preparadas, ni han iniciado de manera correcta este proceso de gran valor para su Transformación Digital.
Estamos en momentos en que la obligatoriedad de la factura electrónica no tiene reversa y se encuentra en una cuenta regresiva para las pequeñas, medianas y grandes empresas que presentan declaración de IVA, por esta razón entregamos siete pasos para llegar con éxito a la meta.
- Paso de operación física a operación a través de sistemas de información: lo primero es lograr delinear de manera efectiva el proceso físico actual de la compañía, para llevar el mapa a un proceso digital exitoso. Tener en cuenta que dentro de este proceso se hará uso de tecnología que permita una correcta comunicación con la DIAN a través del envío de documentos y correos por internet.
- Establecer el canal de comunicación con la DIAN, para esto es importante distinguir los dos modelos de conectividad que maneja la DIAN, uno de ellos el directo donde los procesos se realizan en el sitio establecido por la DIAN y con su software y el otro que es el indirecto en el que la empresa contrata los servicios de un operador tecnológico. En cualquiera de los dos modelos, es importante distinguir si la comunicación se realizará por correo electrónico y directamente en la plataforma de la DIAN asignada para esto.
- Asignar cuentas de correo electrónicas, según el requerimiento de la entidad se deben tener al menos una cuenta de correo e ideal contar con varias para el intercambio de información, para el envío y recepción de documentos entre la empresa y la DIAN.
- Definir el canal de comunicación y para esto es muy importante identificar si su empresa ya inició un proceso de transformación digital y por lo tanto cuenta con una solución pyme o ERP que está en capacidad de digitalizar la información de la factura o por lo contrario si la empresa es pequeña y aún procesa la información de manera manual a través de un archivo en el Excel u otro programa.
- Conocer y familiarizarse con la plataforma, moldeo de gestión de la DIAN que se llama MUISCA, revisar si ya la empresa tiene acceso y de esta manera garantizar que los documentos que se generan puedan ser consultados por la DIAN.
- Garantizar que la factura que viaja a la DIAN ya fue recibida y aprobada por el comprador, esto se puede hacer a través de correo electrónico.
- Realizar los procesos de habilitación que ha delineado la DIAN con el fin de realizar pruebas tecnológicas que debe llevar a cabo el emisor electrónico para garantizar su operación antes de dar inicio a la facturación electrónica.
Quedan pocos meses para que las empresas se preparen de manera efectiva, se asesoren de expertos idóneos y trabajen con la tecnología adecuada.
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