“La digitalización debe ser completa,
Colombia necesita llegar a la revolución industrial 4.0”
Algunos no recordarán o sabrán que hace unos 20 años los tiquetes aéreos eran todos físicos y se imprimían en unos talonarios de papel especial; pero desde el 01 de Junio del 2008, todas las compañías aéreas pertenecientes a la IATA emiten tiquetes electrónicos, los famosos e-tickets. Este fenómeno también ocurre actualmente con los servicios públicos, bancos e incluso servicios de telefonía móvil, empresas con las que seguramente las personas tienen mayor contacto.
Muchas industrias y negocios en Colombia empezaron en la última década a generar todo tipo de documentos electrónicos. En el caso de las aerolíneas hoy en día no se imprime un solo tiquete físico, ahora todas las aerolíneas manejan este mecanismo digital, incluso, ha llegado a ser raro e inadecuado documentos en papel ya que todo es electrónico.
Esta situación que vivimos en la actualidad con las facturas, la podríamos plantear lógicamente desde una perspectiva ecológica, pues en principio, menos papel es solo una de los miles de acciones para cuidar al planeta reduciendo los efectos de la huella humana, pero también se debe pensar en la optimización de procesos con ayuda de la tecnología.
El tema central que lleva a la DIAN al proceso tecnológico de la implementación de la facturación electrónica es la necesidad de hacer más eficiente y transparente la tributación, claro está, este también es el fruto de todos los beneficios que brinda la era digital en la que nos encontramos. En latinoamérica, países como Chile y México nos llevan lustros de adelanto tecnológico respecto a la facturación electrónica; en el caso de México 15 años exactamente.
Las principales ventajas para el país con la implementación de la facturación electrónica es la reducción en la evasión de impuestos, pues se dejan atrás aquellas prácticas ilegales como la compra de facturas para los cruces de IVA; otra ventaja es la reducción en la evasión del control fiscal de las facturaciones en papel, el cual podía ser modificado en cualquier momento entre transacciones comerciales; otra es la optimización del trabajo del personal destinado a facturar, organizar, archivar y mandar estos papeles a los clientes, un trabajo que francamente requería de un mayor cuidado y mayor cantidad de tiempo. Recordemos que la eficiencia es el modelo pragmático por excelencia de toda empresa que quiera ser competitiva y que mejor modelo para la economía colombiana que tener datos en tiempo real sobre las decisiones económicas que conciernen a toda una nación.
Con este nuevo modelo (Facturación Electrónica con Validación Previa) la DIAN podrá saber en tiempo real como está la facturación del país, incluso discriminarlo por sector, por regiones o por productos. Toda esta información (que resulta siendo mega data), se debe manejar, recolectar y procesar por un equipo de especialistas que la DIAN tiene y así brindar informes mucho más certeros que servirán en las decisiones económicas y políticas de la nación.
Quizás muchas empresas ahora no lo vean como algo necesario o importante, pues desde que se determinó en el 2015 por medio del decreto 2242 para la implantación de este modelo fueron pocas las empresas que iniciaron su implementación, tal vez falta de información o desinformación de parte de la DIAN; o falta de actualización de los empresarios e incluso por procrastinación de los directivos. En torno a esta obligatoriedad; el Decreto único Reglamentario 1625 de 2016 intenta masificar el uso de la factura electrónica, para ello define la interoperabilidad entre quienes facturan de forma electrónica y quienes adquieren bienes que son facturados por ese medio (DIAN, 2019)
“Es la oportunidad para entender que ha llegado un momento para que las empresas se modernicen y se vuelvan más digitales, y esto ayuda en optimización de procesos, reducción de costos, reducción de tiempos, reducción del índice de error humano, evitar el traspapeleo de documentación, pero sobre todo en volverse más eficientes.”
Diversas son las razones que han llevado a las empresas a generar mitos en torno a la facturación electrónica, en su mayoría negativos, aún hay una falta de consciencia sobre la realidad que somos hijos de un proceso que se inició hace décadas, cuando la tecnología irrumpió en la forma en que nos comunicamos y negociamos. Estamos inmersos en actividades tecnológicas siendo muy normal encontrar una resistencia en procesos que ya se venían haciendo bien y que han funcionado por años. Un claro ejemplo de esto sucedió cuando las empresas que generaban sus facturas y cuentas a mano debían migrar a programas contables en computadoras, las cuales les exigían toda una gama de nuevas tecnologías y profesionales; ahora, me atrevería a decir que un porcentaje muy alto de estos procesos en la actualidad se hacen por algún programa en un computador o plataforma digital. Hacer las cosas bien no es lo mismo que excelente y excelente no es lo mismo que correcto, por eso la unión entre la tecnología y la facturación debe ser el objetivo de esta nueva década.
¿Mis datos como empresa, la información de la factura y sobre todo el cliente y su privacidad, que seguridad tiene con facturación electrónica?
Este proceso cuenta todos los protocolos de seguridad y encriptación, donde la DIAN se asegura mediante un proceso de licitación y pruebas, que el proveedor tenga su plataforma, servidores y data centers, donde se resguarde la información, los cuales deben contar con características, con infraestructura contra sismos, hackeos, terrorismo, robo de datos, incendios y servidores espejo entre otros.
¿El modelo de validación previa de la DIAN se enfoca en las facturas emitidas al cliente, pero que pasa con las facturas que se reciben de sus proveedores?
La DIAN se enfocó basicamente en las facturas que se emiten por parte del facturador electrónico, pero no se menciona o se explica el proceso para las facturas que recibe una empresa por medio de proveedores, facturas que también son contadas para el cierre de año fiscal y la posterior liquidación de impuesto y cierre contable ante la DIAN.
Un factor en que también se invita a ponerle atención es sobre la recepción de las facturas, pues si ya se está digitalizando este proceso, también se debería tratar de automatizar el proceso de compras de una empresa, esto sí generaría un valor agregado sobre la implementación de facturación electrónica por obligatoriedad. Digitalizar todo el proceso de recepción y emisión sería lo ideal para un modelo eficaz, ahí realmente estaríamos hablando de una automatización de los procesos de las empresas, algo que se menciona en la revolución industrial 4.0 a la que Colombia al igual que el resto de países de Latinoamérica debemos llegar con prontitud.
El mundo va para la digitalización, la tecnología va muy rápido, ahora vemos novedades como Internet de las Cosas, Inteligencia Artificial y Business Intelligence. Es la oportunidad para entender que ha llegado un momento para que las empresas se modernicen y se vuelvan más digitales, y esto ayuda en optimización de procesos, reducción de costos, reducción de tiempos, reducción del índice de error humano, evitar el traspapeleo de documentación, pero sobre todo en volverse más eficientes.
¿Es o no un mayor esfuerzo facturar electrónicamente?
No requiere mayores esfuerzos, sino procesos coordinados y una conexión tecnológica sencilla; esto se traduce en la rentabilidad de la factura electrónica, para la cual en las empresas es enorme, ya que sí se ha comprobado que hay un ahorro en costos en comparación con la factura física para las empresas. Esto sin contar los beneficios que trae antes mencionados.
También le puede interesar Lo que las empresas deben saber en materia de facturación electrónica
