Ing. ALEJANDRO CELIS
Presidente Grupo ARCHICENTRO
Un Sistema de Gestión Documental no sólo es una herramienta eficaz para incrementar la eficiencia y la productividad, sino que también permite evitar que su empresa sea víctima de un fraude o del robo de su información confidencial
¿Sabía usted que las pequeñas irregularidades en las operaciones financieras son síntomas de un fraude?
¿Cómo puede estar seguro que en el Departamento de Compras nadie recibe “favores” de sus proveedores?
Y qué tal están las cosas en el Departamento de Ventas, ¿sabe si le han copiado la Base de Datos de sus clientes o si le han entregado su Lista de Precios a la competencia?
Pero lo más importante de todo, ¿sabía que un Sistema de Gestión Documental es la herramienta que le permite controlar el acceso a la información y a descubrir quién hace un uso indebido de ella?
Un Sistema de Gestión Documental es la herramienta tecnológica que ofrece soluciones efectivas para automatizar los procesos de trabajo e incrementar la eficiencia, la productividad, reducir costos y hacer que la información siempre esté disponible para quien la necesita. De acuerdo a las empresas que estudian el impacto de los procesos de trabajo basados en papel, las estadísticas indican que:
| + | El 90% de las tareas típicas de una empresa giran alrededor de la búsqueda y distribución de documentos en papel. |
| + | El 80% de los empleados invierten media hora diaria en extraer información de los archivos. |
| + | El 30% del tiempo se invierte en buscar información para hacer el trabajo. |
| + | El 90% de los documentos que se consultan no son custodiados apropiadamente. |
| + | El 7,5% de los documentos archivados en papel se pierden y el 3% está mal archivado. |
De igual forma, las investigaciones sobre los procesos de trabajo basados en papel han demostrado que implantar un Sistema de Gestión Documental sí influye como factor para incrementar la eficiencia y la productividad; y los resultados de los estudios así lo demuestran:
| + | Reducción del 75% del tiempo dedicado a la búsqueda y archivo de documentos. |
| + | Reducción del 50% en los costos de fotocopiado e impresión. |
| + | Incremento de más del 40% en la capacidad de dar respuestas apropiadas a los clientes. |
De esta manera, el software de un Sistema de Gestión Documental es la herramienta que permite incrementar la eficiencia y la productividad al automatizar el procesamiento de la información; pero… también es la herramienta que facilita el descubrir la comisión de fraudes y mantener la seguridad de la información. De acuerdo a las encuestas de organizaciones que estudian los fraudes, el 67% de los casos son cometidos dentro de la empresa.
El Sistema de Gestión Documental permite a las empresas controlar, hacer seguimiento a las consultas y hasta detectar la manipulación de la información que pueda hacer un empleado. A este respecto, todos los elementos van dejando su rastro electrónico sin importar su tipo de formato; dicho rastro no puede ser eliminado del sistema porque su diseño contiene unas herramientas de seguimiento y trazabilidad de la actividad de los usuarios (log files). Estas herramientas permiten analizar en tiempo real la bitácora de todas las entradas que se hacen, todo queda registrado y nada se puede borrar de la bitácora. Por tanto, es posible determinar desde el recorrido que hace el archivo hasta el tipo de consulta, operación o utilización que se hace del mismo. Y el usuario es quien establece cuáles son los criterios de búsqueda para encontrar la respuesta de lo que necesita saber.
Funcionamiento de las Herramientas de Seguimiento y Trazabilidad
Esta opción permite tener el control de todas las operaciones que realiza el usuario en cada uno de los módulos y bases de datos del sistema. El sistema registra los usuarios, fechas, bases de datos, opciones, horas y acciones que se ejecutan en él. De esta manera, se puede obtener información sobre: quién modificó un registro; qué información fue modificada en un campo determinado; a qué hora ingresó o salió un usuario del sistema; etc.
Las herramientas de seguimiento y trazabilidad pueden ofrecer una sencilla pantalla para las consultas que se desean auditar y en la pantalla se marcan los criterios que se desean investigar. Los criterios para hacer la consulta pueden ser diversos: 1) Fecha; 2) Base de Datos; 3) Usuario; 4) Documento; 5) Transacciones –E-Mail, Catálogo, Usuarios, Flujo de Trabajo, Buzón, Movimiento de Documentos, etc.–; 6) Otras opciones asociadas a las Transacciones –ingreso al Sistema, clave incorrecta, bloqueo de clave, inicio de sesión negado, pantalla, detalles, envío, etc.
Una vez seleccionados todos los parámetros de búsqueda, se abrirá la pantalla con los resultados de la consulta. Allí encontrará todos los resultados de acuerdo a los criterios previamente seleccionados. Además, las herramientas de seguimiento y trazabilidad también ofrecen información adicional sobre la búsqueda, por ejemplo, la opción “Detalles” permite determinar cuáles datos fueron creados o modificados en un registro; de esta manera, se mostrará por cada campo los detalles referentes al “Valor Anterior” y el “Valor Actual”.
En cuanto a la seguridad de las aplicaciones, las claves de acceso deben cumplir con los estándares de seguridad internacional y usar un algoritmo para su encriptación. Además, permitir configurar la cantidad de intentos que puede realizar un usuario para ingresar al sistema antes de bloquearse; esta cantidad es determinada según las normas establecidas en cada empresa.
El uso de las herramientas de seguimiento y trazabilidad han demostrado en la práctica que sus beneficios son incontables. Esta poderosa herramienta electrónica permite realmente controlar y verificar el manejo que se hace de la información. Por lo demás, permite a la alta gerencia de la empresa participar y compartir el control de la seguridad con otras áreas de la organización.
Estas herramientas siempre han contado con una excelente aceptación por parte de los usuarios; además, tienen una gran ventaja porque la existencia de este tipo de aplicaciones puede mantenerse como información privilegiada y confidencial de la alta gerencia.
Son muy fáciles de usar y en la práctica han probado ser una herramienta invaluable. De hecho, han permitido identificar a empleados que trataron de ocultar errores cometidos; que modificaron informaciones en las bases de datos; y que trataron de justificar el incumplimiento de los procesos de trabajo. De igual forma, su uso permite prevenir situaciones indeseables proporcionando la capacidad de descubrir hechos dolosos o evitar la comisión de un delito.
DE LA VIDA REAL…
A modo de ejemplo, el Sistema de Gestión Documental ha permitido detectar casos concretos de delitos cometidos por los empleados a los clientes:
Caso 1: Una empresa que ofrecía un Fondo de Retiro logró desentrañar una estafa perpetrada por uno de sus vendedores. Un cliente llamó a la empresa para quejarse de que continuamente le cambiaban las fechas de pago de sus cuotas. A la empresa le llamó la atención la queja y comenzaron a investigar; al final, detectaron a un vendedor que había estado cambiando las fechas de pago de las cuotas a todos sus clientes. El modus operandi era adelantar la fecha de pago con lo cual se terminaba generando una cuota adicional al final del año. La empresa descubrió que el vendedor, en combinación con un cómplice en el Departamento de Administración, se robaba la cuota adicional que generaba en el sistema.
Caso 2: Una empresa logró esclarecer una estafa perpetrada por un empleado cuando un proveedor se presentó a reclamar el pago de varias facturas vencidas. El sistema detectó al Usuario y su modus operandi: el empleado modificaba en la base de datos el monto de la factura y el nombre del beneficiario. Para respaldar la operación, insertaba una nota en la imagen de la factura indicando que el proveedor había notificado la equivocación de los datos y que enviaría una nueva factura para substituir a la que estaba “errada”. Y mientras esperaban… el empleado cobraba los cheques.
Caso 3: En una empresa se descubrió a un vendedor que estaba robando la base de datos de los clientes del Departamento de Ventas. El empleado pensaba retirarse de la empresa y robaba la información de los clientes para su nuevo negocio.
Caso 4: Dado que el Sistema de Gestión Documental permite auditar los Procedimientos de Trabajo, en una ocasión se presentó el caso de un empleado que alegó que no había contestado un Flujo de Trabajo porque tenía una instrucción de no procesarlo debido a que el número de la Factura no coincidía. Al auditar el procedimiento de trabajo se detectó que el campo efectivamente había sido modificado. De esta manera, gracias a que el Sistema siempre guarda el valor original del campo, se pudo determinar la identidad del usuario que realizó dicho cambio.
Por tanto, un Sistema de Gestión Documental no sólo es una herramienta eficaz para incrementar la eficiencia y la productividad, sino que también permite evitar que su empresa sea víctima de un fraude o del robo de su información confidencial.
