«Las empresas que en el mundo han logrado evolucionar de manera consistente se han visto obligadas a digitalizar dicha gestión en la que se combinan los distintos elementos de la gestión por procesos de forma estructurada, consistente y automática.»
Las organizaciones van creciendo y se van haciendo más complejas, es inevitable distribuir las tareas y responsabilidades en nuevas personas. Ya no se conocen entre todos como antes, donde el trabajo a distancia prevalece y hay gente que va entrando y saliendo de la organización con mayor frecuencia. Con el tiempo la forma en que se hacen las cosas muchas veces va variando y amoldando al criterio y estilo de los líderes y colaboradores de paso, aumentando el nivel de coordinación y comunicaciones.
Con frecuencia consumidos por el día a día de la operación y posiblemente se la pasan “apagando incendios” para cumplir con los compromisos asumidos con los clientes y Stakeholders en general. Se acaban los días y no alcanza el tiempo, después de una reunión tras otra, las que ahora son en el mundo virtual, donde no hay tregua. Dramatizando un poco, y con más o menos intensidad, en las distintas organizaciones se pasa por esto dependiendo del grado de madurez que tenga cada una en la gestión por procesos.
Uno de los pilares fundamentales para el crecimiento y rentabilidad de un negocio, más aún en un entorno virtual es el orden, integración y adecuada orquestación de todos los elementos que están alrededor de una gestión por procesos exitosa.
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Pensar hoy por hoy en tener una gestión de procesos manual es prácticamente inviable y poco sostenible por el esfuerzo que esto demanda. Las empresas que en el mundo han logrado evolucionar de manera consistente en este objetivo se han visto obligadas a digitalizar dicha gestión en la que se combinan los distintos elementos de la gestión por procesos de forma estructurada, consistente y automática, logrando beneficios que van desde el 30% al 70% en distintos aspectos, como la mejora continua, nivel de conocimiento, ciclos de procesos, modelos de gobierno, entre otros, de acuerdo a referencias sobre el avance en modelos de madurez.
De manera resumida, podemos establecer siete grandes elementos que las empresas deben considerar en el camino de la transformación digital de la gestión por procesos:
- Inculcar una visión común de negocio y una cultura de gestión por procesos.
- Establecer un Benchmark con modelos de madurez de referencia.
- Establecer un modelo de procesos bajo enfoque “End to End”.
- Establecer un modelo de gobierno adecuado de la gestión por procesos a través de BPO´s.
- Brindar al colaborador una visión 360 grados de su puesto y rol en la organización.
- Gestionar indicadores de procesos alineados a objetivos de negocio.
- Implementar una herramienta tecnológica que permita orquestar e integrar todos los frentes de acción del negocio de manera natural: procesos, sistemas, riesgos, documentos, políticas, auditoría y mejora continua.
Existen herramientas que digitalizan la gestión por procesos y permiten orquestar la optimización continua de la empresa y que el colaborador tenga una real visión de su trabajo y cómo impacta en la organización.
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