«La digitalización y automatización de procesos, referente a documentos, acuerdos y firma electrónica, ha avanzado muchísimo a través de distintas plataformas que nos ayudan a administrar, gestionar y almacenar nuestros archivos y contratos.»
Como todos ya lo sabemos, la transformación digital llegó para llevar a los negocios a una nueva era, y, decir negocios, es generalizar un mundo de procesos. Me atrevo a decir, que, la razón de ser de la transformación digital, es el simplificar las acciones tradicionales realizadas en el día a día a través de la tecnología, lo cual, nos ha obligado a modernizar nuestra infraestructura, automatizar nuestros procesos y transformar nuestras operaciones.
Estos cambios han impactado en las distintas formas de hacer negocios, ya que, afectan directamente el cómo se realizaban, ya no vemos el clásico face to face en cada una de las negociaciones, horas de discusión en una sala de juntas hasta llegar a un acuerdo e incluso el juntarse para la firma del documento con papel y pluma.
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Basándonos completamente en la digitalización y automatización de procesos, referente a documentos, acuerdos y firma electrónica, ha avanzado muchísimo a través de distintas plataformas que nos ayudan a administrar, gestionar y almacenar nuestros archivos y contratos, pero debemos de ser muy cuidadosos a la hora de que confiamos este proceso tan importante, ya que, debe de ser un proceso fiable y bien respaldado. Muchas veces creemos, que, es suficiente con que la firma autógrafa esté plasmada en el documento, y no nos preocupamos por lo que hay detrás. Aquí les comparto cuatro criterios que debemos considerar, antes de confiar nuestra información y firma a una plataforma:
- Automatización end to end: Es importante que podamos integrar la plataforma con los sistemas que nosotros ya utilizamos, esta misma debe de ser una herramienta, no un proceso independiente. De esta manera, tendremos menor riesgo y mayor eficiencia.
- Legalidad: Siempre debemos de tener claras las normas de cumplimiento legal, en cuanto a firma electrónica se refiere, del país en el que estamos ejerciendo, y, por supuesto, que la plataforma con la que voy a colaborar cumpla y me ofrezca esta seguridad.
- Privacidad de los datos: Tenemos que garantizar, que, sea cual sea la plataforma que utilizaremos, protege mi información en todo momento, y, que sus políticas, me beneficien a mí en este rubro y no a ellos.
- Disponibilidad: El acceso a mi información no debe de estar limitado de ninguna manera, debemos de tener visibilidad de mis documentos y procesos en todo momento, así como tener claro el grado de almacenamiento que tendré, y por supuesto, el costo que generará este.
Una vez que estamos seguros de que cumplimos con estos 4 puntos, la implementación debe de ser sencilla, así como el arranque. Tenemos que tener perfectamente claro cómo es que vamos a operar el sistema, y, a partir de ahí, podremos medir el éxito con base en la experiencia de nuestros clientes y usuarios, la reducción de tiempo en la firma de nuestros documentos, ahorro en gastos por acuerdo y la reducción del margen riesgo. ¡Digamos adiós al papel!
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