Mucho se habla de digitalización, de transformación digital o de revolución 4.0. Al margen de la discusión de si estos conceptos son lo mismo y de entrar a definir cada uno, me propongo ser concreto: urge llevarlo a la realidad.
Día a día nos encontramos con noticias que celebran como las altas cortes se sirven de tecnologías de punta para agilizar sus procesos, o como el gobierno esta promoviendo robustos modelos para el desarrollo de servicios ciudadanos digitales. En el sector privado, las más importantes compañías no se quedan atrás y se encargan de publicitar las cuantiosísimas inversiones que han realizado para ser protagonistas de la cuarta revolución industrial.
No obstante, lo anterior, los despachos judiciales siguen congestionados, se sigue exigiendo imprimir el memorial y radicarlo en físico y en el mejor de los casos, como medida en la crisis sanitaria y en contravía de todo protocolo de seguridad se sugiere el uso de correos electrónicos.
El caso de los notarios es el mismo. Siguen empecinados en continuar prestando servicios presenciales. Esto aún cuando la normatividad ya no los favorece y contempla modelos de autenticación electrónica por medios remotos.
El sector privado se ha desarrollado más. Existen numerosos casos de éxito tratándose de apropiación de tecnologías. Sin embargo, no es esta una realidad generalizada, lo cual se debe a diversas cuestiones, la primera, el presupuesto, invertir en tecnología es costoso. La segunda tiene que ver con la apropiación, una pyme que no es de base tecnológica no está familiarizada con las ventajas de implementar blockchain, inteligencia artificial o big data.
Estoy convencido que la forma en que los empresarios apropiarán tecnología y por lo tanto decidirán invertir en ella, no es a través de un discurso lleno de tecnicismos. La tecnología es una herramienta para alcanzar un objetivo, en el caso de los empresarios, es claro: reducción de costos, evitar contingencias legales y mejorar ventas.
Así, el concepto de firma electrónica emerge como una herramienta económica, de fácil apropiación y que, en efecto, promueve los objetivos de una empresa, a continuación, explicaré de manera muy breve como una firma electrónica es el mejor aliado para alcanzar estos objetivos:
Reducción de costos:
Pensemos en las áreas de Recursos Humanos, responsables de la gestión de los contratos laborales y sus anexos. Una firma electrónica promueve un entorno sin papel, esto es, que se ahorra espacio de almacenamiento y en la gestión física de los archivos físicos, ¿o quién no ha sufrido el no encontrar el contrato de ese trabajador que renunció hace varios años? Rastrear documentos es un costo oculto que afecta la eficiencia de las compañías. En un año de trabajo gastamos casi un mes buscando documentos, la firma electrónica reduce ese tiempo en un 90%.
Evitar contingencias legales:
La firma de un contrato con un proveedor, un pagaré o un formulario de vinculación exigen a los empresarios asegurar que en caso de presentarse una situación litigiosa podrán contar con un respaldo. En ocasiones, incluso los medios físicos, no garantizan con certeza la identidad del firmante, siendo esta la primera excepción en un proceso judicial (la tacha de falsedad). Es importante cuidar también que el documento no sea alterado. Estas dos contingencias estarán perfectamente cubiertas y aseguradas con una firma electrónica, mucho más, que con la firma manuscrita.
Mejorar ventas:
La gestión física de la firma de un documento con un cliente puede tardar hasta 8 días. El recaudo de la firma para cerrar la venta es sin duda el momento más importante en el ciclo de ventas. El uso de firmas electrónicas facilita esa gestión pues ya no es necesario hacer impresiones ni envíos físicos, esto garantiza que la venta puede cerrarse en menos de un día con independencia de la ubicación del cliente, esto sumado a que se tiene control de la trazabilidad de la firma. Los resultados en ese sentido son excepcionales con tasas de crecimiento en las ventas de hasta un 40%.
Estas herramientas tecnológicas están disponibles a través de modelos Saas ( Software As Service), lo que permite a los empresarios adoptar un modelo de firma electrónica como servicio sin que sea necesario hacer grandes inversiones de inicio, es decir que se puede acceder a estos beneficios mediante un sencillo registro y pago por consumo.
Es de esta manera como se garantiza que todo todas las empresas y ciudadanos puedan acceder a la tan nombrada transformación digital. La firma electrónica es una tecnología de fácil apropiación con claros beneficios. El acceso de todos a la transformación digital ya es una realidad.
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