Toda empresa y organización necesita en algún momento establecer un contrato y para ello debe llevar a cabo una serie de pasos para que lo que se ha escrito pueda ejecutarse. A este proceso se le conoce como administración de contratos, tema del que hablamos en este artículo.
¿Qué es la administración de contratos y cuál es su objetivo?
Cuando se habla de administración de contratos, se hace referencia a cada una de las tareas que se siguen para asegurarse de que esos contratos se cumplan a cabalidad. Por lo tanto, comprende todas las fases desde que se crea hasta que se cumple el documento contractual, pasando por su firma, negociación y seguimiento.
Concretamente, las fases principales que comprende la administración de contratos son estas:
Solicitud y creación del contrato: es la fase inicial del proceso y se da cuando surge la necesidad de un nuevo contrato. En este momento, se envía la solicitud al departamento encargado y se redacta el documento con toda la información que se maneje.
Revisión: cuando el documento ha sido redactado, es pasado a la administración de la empresa para su revisión. Por lo general, este paso se hace de forma manual, pero suele llevar tiempo, de ahí que cada vez más empresas implementan un software como Webdox, que agiliza esta y todas las etapas de la administración de contratos.
Firma: una vez que el contrato ha pasado por el proceso de revisión manual o automatizada, y que se ha determinado que todo está en orden, llega el momento de que las partes involucradas procedan a su firma si están de acuerdo con los términos. Si el contrato se ha hecho de forma digital, la firma será electrónica de manera que se ahorra tiempo y recursos.
Entonces, la administración de contratos tiene como objetivo que la empresa pueda hacer una gestión eficaz y eficiente de todos los negocios que lleva adelante y que requieren de la firma de un documento. Con esto se busca aumentar la productividad y el desempeño de la organización, a la vez que disminuir las pérdidas de tiempo y dinero especialmente.
¿Por qué automatizar la administración de contratos?
Por años, las empresas han llevado a cabo la administración de contratos de forma manual, lo que implica redactar los documentos desde cero, hacer correcciones e imprimir. Aunque esta forma de hacer las cosas funciona, lo cierto es que también tiene desventajas, siendo las principales la pérdida de tiempo y recursos.
Por esta razón, automatizar la administración de contratos es la mejor decisión hoy día. Implementar un sistema de este tipo es ventajoso porque acompaña a la empresa en todas las fases hasta que el contrato es ejecutado e incluso renovado en caso de ser necesario.
Los software de gestión contractual incluyen además los elementos necesarios para llevar a cabo todo el proceso, por ejemplo, formularios para la solicitud de un nuevo contrato, plantillas de contratos de diversos tipos, control de versiones y cambios, asignación de roles a los empleados, firma electrónica y seguimiento minucioso de los contratos.
Por todo esto, automatizar el proceso contractual mediante un software como Webdox CLM, es una decisión inteligente porque ayuda de forma efectiva a cumplir con el objetivo de la administración de contratos, aumentando así la productividad de la empresa y reduciendo gastos.
