Como es de conocimiento general, se dio una reforma laboral el 23 de abril 2021, se publicó en el diario oficial de la federación el decreto del ejecutivo por el que se reforman, adicionan y derogan diversas disposiciones de la Ley Federal del Trabajo, de la Ley del Seguro Social, de la Ley del Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores, del Código Fiscal de la Federación, de la Ley del Impuesto sobre la Renta, de la Ley del Impuesto al Valor Agregado, de la Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado.
El objetivo de dicha reforma fue desaparecer la figura del outsourcing e insourcing, creando una nueva figura de servicios y obras especializadas, un tema relevante es que en esta nueva figura entran todas aquellas personas físicas o morales que ponen a disposición de una empresa personal para brindar un servicio en sus instalaciones.
La autoridad, pone reglas para quien brinde estos servicios y obras especializadas, creando un padrón de la secretaría del trabajo (REPSE) con el fin de tener una autorización de la secretaría del trabajo para poder seguir operando 3 años (o menos en caso de algún incumplimiento patronal).
Lo anterior pone en manos de la autoridad la facultad para decidir qué empresa proveedora podrá continuar operando o no, y por otro lado convierte a los clientes (contratantes) de estas empresas en auditores ya que estos, para deducir sus facturas de dichos servicios especializados, deberán presentar información a las autoridades relacionada con IVA e ISR y en forma cuatrimestral información de IMSS, ISN, INFONAVIT (FONACOT).
Esto, no solo afecto a las empresas que brindaban un servicio externo de administración de personal/outsourcing, también a otras industrias, las cuales, realmente ya brindaban un servicio especializado, empresas de seguridad, limpieza, comedores, tecnología, entre otras, tuvieron que adaptarse con el fin de poder seguir operando.
Los requisitos básicos a cuidar si una empresa busca contratar un servicio especializado son:
- Asegurar que el objeto social de la empresa contratante NO sea similar al del proveedor.
- Revisar que la actividad económica preponderante de la empresa contratante NO sea similar al del proveedor.
- Que el proveedor cuente con REPSE.
- Asegurar se cumplan los entregables cuatrimestrales que marca la Reforma Laboral (SISUB/ Infonavit y se ingresen contratos nuevos y ICSOE / IMSS y datos del Contrato de servicios especializados manifestando duración del contrato, datos de los empleados y valor del contrato.
Veamos lo positivo y negativo de dicha reforma:
Estos cambios, si bien generaron un beneficio para un gran número de empleados que trabajaban con proveedores en forma irregular o con prestaciones mínimas y fueron contratados directamente por las empresas, también muchos trabajadores NO fueron contratados.
También algo que no tuvo mucho eco, pero ocurrió, fue la pérdida de empleo de miles de trabajadores de la industria de la tercerización, de empresas serias que brindaban servicios totalmente dentro del marco legal anterior, las cuales no pudieron continuar, sea porque no pudieron implementar sus procesos a los requerimientos de las autoridades, o perdieron sus clientes.
Ya tras casi 3 años de la reforma laboral muchas compañías proveedoras de servicios crearon distintos modelos de negocios.
Crearon procesos desde la misma cotización de un servicio para asegurar que las reglas impuestas por la autoridad se cumplieran en forma correcta.
Si bien los requisitos que marca la autoridad no son sencillos las empresas que cumplen cuentan ya con los mecanismos adecuados para poder ayudar a sus clientes con ello.
Con el fin de tratar de dejar clara la forma de elegir la empresa especializada adecuada debemos cuidar los siguientes aspectos:
- La ley como se conocía en los artículos relacionados con subcontratación se derogó, es decir ya NO existen y no aplican, como ejemplo los más importantes, los artículos 15-A; 15- B; 15-C, y 15-D. Debemos apegarnos a la nueva ley tal y como se indica, NO interpretar y menos aún considerar la ley anterior adicional a la actual.
- Asegurar por qué se busca utilizar este servicio: experiencia del proveedor de una necesidad que no se puede cubrir en forma interna, conveniencia de la operación en volver externo un proceso en específico etc.
- Validar con sus proveedores los siguientes documentos:
1. ACTA CONSTITUTIVA DEL PROVEEDOR:
NO deben tener el mismo objeto social principal proveedor y cliente.
2. CIF Y FACTURA EJEMPLO QUE LES MANDARÍA ESE PROVEEDOR:
Con esto validar cuál es su actividad económica preponderante y NO facture principalmente aquello que es lo que el cliente factura como servicio principal que vende. Ahora independiente a la factura su proveedor deberá brindar una relación de las personas asignadas a su proyecto, días que trabajó en él y salario con el fin que esto sea la base para poder solicitar la información mensual que se presentará por el cliente cada mes ante SAT.
3. REPSE VIGENTE:
Hay que asegurar que cuente con su registro vigente y cotejar en página de REPSE, revisar qué servicio específico está autorizado a brindar, así como que este coincida con su acta constitutiva y CIF.
4. COSTO/ BENEFICIO:
El costo siempre es importante, pero la calidad del servicio y cumplimiento legal que pueda brindar el proveedor es fundamental para lograr el éxito de una empresa.
5. ENTREGABLES:
NO olvidar el tema de que debemos cumplir acorde a la reforma con entregables mensuales por el cliente y cuatrimestrales por el proveedor así como asegurar este cumpla con reportar a las autoridades de IMSS e Infonavit adecuadamente cada persona, días y salario correcto del personal que brinde servicio al cliente por medio de las plataformas que ya tiene habilitadas IMSS (ICSOE) e Infonavit (SISUB), como comentario, el que una empresa tenga REPSE vigente y opiniones positivas NO significa el empleado que trabajó para el cliente se haya reportado los días exactos que se trabajó, esto es un trabajo muy importante en el cual debe participar equipos internos de trabajo del área fiscal, de nóminas y de IMSS / Infonavit para asegurar todo esté en forma correcta, si, un gran trabajo a realizar.
Es de suma importancia recordar que la ley en cuestión de sanciones por no cumplir los requisitos que marca la reforma son muy fuertes, para el proveedor es la pérdida de su REPSE, lo cual generaría un cierre inmediato adicional a las multas, y para la empresa contratante adicional a multas millonarias la no deducibilidad de sus facturas.
Conforme a la Ley Federal del Trabajo las sanciones por incumplimiento a las disposiciones en materia de subcontratación de servicios especializados:
- En caso de que el contratista incumpla con las obligaciones que deriven de las relaciones con sus trabajadores, será responsable solidariamente en relación con los trabajadores utilizados para dicha contratación. (Artículo 14 de la Ley Federal del Trabajo). El anterior supuesto aplica en caso de que el contratista omita la inscripción de sus trabajadores ante el régimen obligatorio de seguridad social o bien, en un juicio laboral el contratista no cumpla con las condenas decretadas por los Tribunales Laborales, en ambos supuestos el contratante deberá responder.
- En caso de que no se permita la práctica de una inspección en materia de subcontratación, el contratista o el contratante, podrán ser acreedores a una multa de 250 a 5000 veces la Unidad de Medida y Actualización. (Artículo 1004-A de la Ley Federal del Trabajo).
- En caso de realizar subcontratación de personal y prestar servicios de subcontratación de servicios especializados sin contar con el REPSE se impondrá una multa de 2000 a 50000 veces la Unidad de Medida y Actualización. (Artículo 1004-C de la Ley Federal del Trabajo).
- Se impondrá una multa de 2000 a 50000 veces la Unidad de Medida y Actualización a que ejecute subcontratación de servicios especializados sin contrato de prestación de servicios especializados, en el que se especifique el número de trabajadores a utilizar y el objeto del servicio especializado.
Respecto al Seguro Social:
- Se pondrá una multa de 20 a 300 veces la Unidad de Medida y Actualización al contratista que no esté inscrito ante el IMSS, al contratista que no inscriba a tiempo a sus trabajadores ante el régimen obligatorio de seguridad social.
- Se impondrá una multa de 500 a 2000 veces la Unidad de Medida y Actualización a quien no informe dentro de los plazos señalados los contratos de prestación de servicios especializados celebrados de forma cuatrimestral.
En el mercado existen plataformas que brindan servicios de administración de información de obligaciones patronales (repositorios) o incluso con auditoría de la misma, incluida VCP (Verificación de Cumplimiento Patronal) a empresas contratantes de Servicios Especializados y a proveedores de servicios, lo cual genera beneficios a ambas partes y facilidad de cumplimiento, pues asegura que han sido verificadas todas las obligaciones patronales de los diversos proveedores de servicios especializados que empresa contratante pueda tener.
