Todos saben que las cesantías son una prestación social que debe ser consignada por ley a los trabajadores que tienen un contrato laboral, exceptuando a quienes reciben salario integral. Las empresas deben liquidar el valor que corresponde pagar a cada empleado contando los días laborados hasta el 31 de diciembre, máximo el 14 de febrero del año siguiente, y saben que deben hacer el pago al Fondo seleccionado por cada persona.
Es importante que las organizaciones sean responsables con el cumplimiento de la normativa, evitando sanciones y promoviendo el bienestar laboral, ya que el pago de esta prestación es una de las evidencias del respeto que la empresa tiene ante los derechos de sus empleados, y que a su vez es un recurso que les puede facilitar el cumplimiento de metas de vivienda o educación.
Colfondos, como administradora de pensiones y cesantías, entiende que para muchas empresas y sus equipos de trabajo este proceso puede no ser del todo claro; por esto, recomienda tener en cuenta algunos puntos clave, aplicables algunos para los trabajadores, y otros para las organizaciones.
Para las Empresas
Más eficiencia aprovechando la digitalidad a través de PILA
Actualmente, existen diferentes operadores de información por medio de los cuales se puede acceder a la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA), la cual les facilita a las empresas realizar el pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales de forma virtual, desde la comodidad de sus oficinas. Con esta opción, las empresas pueden ahorrar tiempo de filas y costos de desplazamiento para lograr una gestión más eficiente.
Alternativas de financiación
Ante posibles dificultades de liquidez de una empresa, el mercado ofrece diferentes alternativas de financiación para cumplir con el pago de las cesantías; créditos con tasas preferenciales, plazos de pago favorables, entre otros. Sin importar la opción seleccionada, es importante tener en cuenta que estos recursos deben ser utilizados para realizar el pago de la planilla, en lo posible de forma virtual y dentro del plazo definido, siempre respetando las decisiones de cada empleado en cuanto a fondo de su elección.
Para los Empleados:
El valor de elegir el portafolio destino
La mayoría de personas no lo sabe, pero es recomendable que cada empleado defina en su fondo cuál es el portafolio destino de ese ahorro, porque esa decisión oportuna les puede permitir beneficiarse en mayor medida de los efectos de la rentabilidad.
‘Multiportafolios’ es un esquema de inversión disponible en los fondos de cesantías, por medio de los cuales los afiliados pueden seleccionar cómo administrar sus cesantías entre dos portafolios disponibles: Portafolio de Corto Plazo y Portafolio de Largo Plazo. Si al momento de hacer el pago, el empleado no define cuál es el portafolio destino, el recurso queda ingresado al Portafolio de Corto Plazo, y 6 meses después, en caso de no recibir una indicación diferente del empleado afiliado, el valor trasladado al Portafolio de Largo Plazo que, habitualmente, representa un nivel de rentabilidad más alto. Así las cosas, si el empleado selecciona desde el momento de la consignación el Portafolio de Largo Plazo como destino de sus cesantías, lograría una mejor rentabilidad.
A propósito del concepto de rentabilidad, crucial para fortalecer ese ahorro, es válido señalar que Colfondos ha tenido un comportamiento superior en el nivel de rentabilidad generado para sus afilados en cesantías en el largo plazo -más de 24 meses- (para conocer cifras de rentabilidad, puede visitar www.colfondos.com, opción Personas, y luego Cesantías). Por supuesto, estos resultados no son constantes ni garantizan un comportamiento fijo en el futuro, pero si reflejan el compromiso de la organización por aportar al fortalecimiento del ahorro de las personas, lo que a su vez se convierte en mejores expectativas de un futuro con mejor calidad de vida.
Para Empresas y Empleados:
Los fondos de cesantías son un aliado para sus afiliados
Entendiendo que las cesantías son un ahorro de los colaboradores, es importante que cada trabajador sea consciente de que existen aliados y recursos que les ofrecen alternativas para simplificar y acelerar los procesos de retiro, siempre y cuando el destino de este ahorro se encuentre dentro de las causales definidas por ley para su uso, lo que se traduce en beneficios para el empleador y su empleador.
Específicamente, Colfondos dispone del ‘Sistema de retiro para empresas Colfondos’, una alternativa diferente más allá del retiro tradicional, que les permite mayor eficiencia a las empresas en términos de horas destinadas a estos trámites, y simplicidad y facilidad para los trabajadores. Lo único que una organización debe hacer es inscribirse al servicio de autorización de retiros de cesantías como empleador, obtener usuario y clave para la Zona Transaccional y hacer la solicitud de retiro por Internet diligenciando la información que requiere el sistema.
Se trata de una alternativa disponible para cualquier empresa privada, que cumple con todas condiciones y garantías de seguridad, y que hace más fácil la vida de las personas, y lleva adelante un proceso más eficiente para beneficio de los empleadores.
En caso de que la empresa no cumpla con las condiciones de uso de esta alternativa, igual, los empleados cuentan con una amplia red de canales para adelantar el trámite de retiro que incluye la página web o el trámite físico a través de las oficinas de REVAL y MULTIPAGAS, alianzas que buscan acercar los servicios a las personas.
En conclusion:
Tener en cuenta estas recomendaciones puede facilitar y agilizar diferentes procesos organizacionales que son necesarios para cumplir con esta reglamentación; además, es relevante reconocer que el principal objetivo que toda empresa debe buscar cuando se acerca la fecha de liquidación y pago de cesantías, es cumplir a cabalidad con esta normativa ya que así también asegura el bienestar laboral de sus empleados, demostrando que trabajan en beneficio de una entidad transparente y responsable financiera y socialmente.
