Estrategias efectivas para identificar y solucionar problemas en tu negocio
Si deseamos llevar a flote nuestro negocio debemos saber que, de vez en cuando, tendremos que enfrentar problemas que no se solucionarán de la noche a la mañana, sino para los cuales debemos estar preparados y aplicar pasos clave. Es importante conocer cuáles son las mejores estrategias para identificar y solucionar un inconveniente.
Saber resolver un percance de forma eficaz puede decirse que es una habilidad profesional de gran importancia que se perfeccionan con el tiempo y para la que existen herramientas como la plantilla de diagrama de Ishikawa que detallaremos más adelante ¿Cuál es el proceso o la técnica que debes llevar a cabo para enfrentar un problema? Sigue leyendo.
¿Qué es una plantilla de diagrama de Ishikawa?
Esta plantilla permite abordar los temas de raíz, sin tener que ir poniendo soluciones paliativas a medida que aparezcan los problemas. El diagrama de Ishikawa es esencial para lograrlo.
Tú junto a tu equipo de trabajo pueden usar este diagrama, también llamado diagrama de pescado o diagrama de causa y efecto, para explorar las causas potenciales de un problema en particular
Su nombre es un honor al experto de control de calidad japonés Kaoru Ishikawa, quien fue quien lo inventó.
Este diagrama parte desde el punto de que todo problema tiene una causa y se debe identificar cuál ésta para atacar la situación o evitar que vuelva a producirse.
Pasos para la resolución eficaz de problemas
Aunque es tentador querer resolver los problemas rápidamente, lo ideal es hacerlo cumpliendo un proceso que vaya paso por paso para asegurarnos de que esté bien solventado y de quedarnos con una buena experiencia que nos ayude a prevenir el mismo inconveniente a futuro. Sigue estos estos pasos:
1. Identifica el problema que debes resolver
Lo primero que debes hacer es identificar cuál es el inconveniente al que te estás enfrentando. Hacerse y responderse algunas preguntas clave es una técnica que puede ayudarte mucho.
¿Quién está involucrado en este percance? ¿Quién es responsable de la causa del problema? ¿Quién es el más afectado? ¿Qué ocurre? ¿Cuál es el alcance del percance? ¿Qué impide solventarlo? ¿Dónde ocurrió el inconveniente? ¿Qué áreas afectó el problema? ¿Cuándo ocurrió? o ¿Es urgente?
Responder estas preguntas ayuda a definir una identificación clara del problema y crear un plan de acción respecto a la situación.
2. Establece canales de comunicación claros
Es sumamente crucial que para solventar un problema (y hasta evitarlo) se establezcan canales de comunicación abiertos y accesibles para que los trabajadores de una empresa puedan expresar sus ideas, inquietudes y sugerencias con respecto a lo que está ocurriendo. La claridad además ayuda a que el equipo comparta información de manera rápida y efectiva.
3. Reúne una lluvia de ideas para solventar el problema
No basta con que solo tú te encargues de pensar en cómo solucionar el problema que presente tu negocio. Reúne todas las ideas que puedas y que vengan tanto de tu parte como de tu equipo y elige cuál es la solución más ideal para afrontar el problema.
Asegúrate de que las personas que estén involucradas en el percance también estén involucradas en el proceso de toma de decisiones.
De ser necesario, incluye también a un facilitador que no tenga conexión con el trabajo, Esto puede ayudar al equipo a seguir un camino correcto y a crear habilidades para solventar problemas futuros.
4. Fomenta la escucha activa
No basta con tener una lluvia de ideas. Presta atención a cada una de ellas con el valor que tienen, la escucha activa es esencial para una comunicación efectiva y, en consecuencia, para afrontar y prevenir problemas.
Los líderes de un negocio deben mostrar interés especial a los empleados y mostrar empatía ante sus ideas. Puedes realizar reuniones regulares tanto individuales como grupales, realizar encuestas para dar con la solución más adecuada y crear equipos pequeños que estén encargados de mejorar los diferentes aspectos de la organización.
5. Emplear herramientas y técnicas efectivas de resolución de problemas
Existen innumerables herramientas y técnicas especializadas que pueden ayudar a una empresa en la solución de problemas con un buen enfoque para abordar los desafíos que se presenten y mejorar la toma de decisiones en la organización.
Entre ellos ya mencionamos el Diagrama de Ishikawa que ayuda a identificar las posibles causas del problema. También está La técnica de Porqués basada en una serie de preguntas para llegar a la raíz del problema.
Por otro lado, tenemos el análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas) que permite hacer una evaluación tanto de los factores internos como lo son las fortalezas y debilidades, como los externos que abarcan oportunidades y amenazas que pueden afectar a la organización.
6. Define cuál será la solución
Después de que tengas todas las ideas precisadas, elige junto con tu equipo la mejor opción o solución para enfrentar el problema.
Hazte preguntas cómo; ¿Cuál es el resultado que deseas para la solución del problema y quién puede beneficiarse de esto?
También es importante que fijes una fecha límite para tomar la decisión y transmitir esta información a los participantes. En ocasiones son muchas las personas quienes deben decidir, así que apuesta por un criterio que dé la solución más rápido en consecuencia de las limitaciones planteadas.
7. Implementa la solución elegida
Para implementar la solución que está requiriendo tu empresa es recomendable comenzar a trabajar con las personas más cercanas al problema. Involucra después Esto puede contribuir a desbloquear a aquellos que se vieron más afectados. Seguidamente involucra a quienes estuvieron menos afectados.
Después de elegir al equipo con el que trabajarás, debes asignar el trabajo que el resto del equipo, esto evitará que las personas encargadas se sobrecarguen de trabajo.
Le puede interesar: Desarrollo Ejecutivo Impulsa la Productividad y el Bienestar Organizacional
