Continuamente oímos que debemos digitalizar las facturas que recibimos de nuestros proveedores, pero, ¿Qué quiere decir esto exactamente? En este artículo vamos a tratar dos cuestiones:
- ¿Qué es digitalizar una factura?
- ¿Cómo elegimos la herramienta adecuada para nuestra empresa?
¿Qué es digitalizar una factura?
Habitualmente cuando hablamos de digitalizar facturas nos referimos a la vez a dos procesos muy distintos:
1. Eliminar la factura en papel
Muchos proveedores nos siguen enviando sus facturas en papel, lo cual nos obliga a mantener un archivo con todos esos documentos. A medida que pasa el tiempo y nuestro negocio crece, este almacenamiento puede acabar alcanzando dimensiones colosales. En este sentido, la digitalización nos permite eliminar ese archivo, obteniendo versiones digitales de los documentos que nos permitan mantener un histórico a la vez que cumplimos con nuestras obligaciones con la administración pública.
2. Extraer los datos de las facturas que recibimos
Nos lleguen las facturas en papel o en PDF, tenemos que extraer los datos que contienen para introducirlos en nuestro sistema contable y de esta manera llevar las cuentas de nuestra compañía. Esta extracción típicamente se hace de manera manual, o al menos requiere una dosis considerable de supervisión humana para funcionar. El objetivo de la digitalización en este sentido es automatizar todo lo posible este proceso.
Se trata pues de dos procesos distintos pero íntimamente relacionados, en los que la gran mayoría de empresas tiene un gran margen de mejora.
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¿Cómo elegimos la herramienta adecuada para nuestra empresa?
Se deduce del punto anterior que la herramienta de digitalización adecuada para nuestra empresa debe proporcionarnos ambas funcionalidades, permitiéndonos deshacernos del papel a la vez que automatizamos el tratamiento de los documentos entrantes. De este modo, ahorraremos espacio y tiempo, y conseguiremos una mayor productividad para nuestro equipo, además de un ahorro potencial de más del 90% en nuestros costes de procesado de facturas. En el mercado existen multitud de soluciones, pero no todas son iguales. Debemos diferenciar entre soluciones que:
- Utilizan personas para extraer los datos de la factura
En este caso no estamos automatizando realmente el problema, solo lo estamos externalizando, y por tanto nos estamos perdiendo la mayor parte de los posibles beneficios de automatizar este proceso.
- Utilizan OCRs de primera generación
Que en base a plantillas y otras técnicas similares son capaces de extraer automáticamente los datos de un documento. El problema es que estos sistemas no son del todo fiables, obligándonos a revisar manualmente muchos de los documentos, además de que son incapaces de digitalizar ninguna factura que venga en un formato nuevo que no se haya configurado, lo que implica incurrir en altísimos costes de configuración para utilizar el servicio, además de necesitar constantes actualizaciones a medida que recibimos nuevos formatos.
- Utilizan OCRs de segunda generación o iOCRs
Que permiten automatizar verdaderamente la extracción de datos, sin tener que recibir configuración explícita para cada formato de factura a digitalizar. Los sistemas más avanzados del mercado, como Rossum, Nanonets o Invofox nos permiten automatizar sin supervisión hasta el 95% de nuestras facturas recibidas.
Los avances de los últimos años en inteligencia artificial nos permiten automatizar este proceso como nunca antes había sido posible, y este es el valor fundamental que debemos buscar al elegir la herramienta de digitalización más adecuada para nuestra empresa. Por supuesto, hay funcionalidades adicionales que pueden ayudarnos a obtener aún más valor de este proceso, ¿Cuáles creéis que deben ser?
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