Con el objetivo que Colombia mejore sus prácticas comerciales y esté al mismo nivel de otros países de la región como Chile y México, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público mediante el Decreto 2242, determina las condiciones para la masificación de la factura electrónica, lo que ayudará a superar algunas barreras del sector empresarial en cuanto a las demoras en los tiempos de negociaciones y pagos a los proveedores por parte de sus clientes. Con esta implementación también se busca incursionar en el uso de herramientas modernas basadas en los entornos digitales, que permitirá estar a la vanguardia de la tecnología mundial.
En este momento la Facturación Electrónica es uno de los temas de mayor atención para el gobierno ya que hace parte del Plan Nacional de Desarrollo 2015-2018 ; actualmente liderado por la DIAN, este proyecto busca que para el año 2019 todas las empresas naturales y comercios del régimen común, tengan implementado este nuevo modelo.
Esta es una nueva forma de facturación autorizada por la DIAN que habilita el envío de la factura en formato digital a través de plataformas tecnológicas, que garantizarán la autenticidad y la seguridad de la información eliminando la necesidad de la impresión en papel.
Muchos de los interrogantes que surgen entre los empresarios están relacionados principalmente con la implementación; dudas sobre cómo debe hacerse el proceso, qué cambios a nivel organizacional se deben realizar, qué impacto va a generar. Para esto, también la DIAN, autorizó a un grupo de empresas, entre ellas Simple, Operador de Información de las principales Cajas de Compensación Familiar del país (Cafam, Colsubsidio y Comfandi) para que se encarguen de prestar el servicio de ayuda y acompañamiento a las empresas en esta transición.
Inicialmente en el 2018, el proceso será voluntario para aquellas empresas que ante la DIAN deseen acogerse a la transición de este modelo y contarán con un periodo de tiempo para la implementación, que permita garantizar que el 100% de las operaciones se realicen de forma electrónica. En el 2019, de acuerdo con las declaraciones que el director de la DIAN ha hecho sobre el tema, se espera que sean más de 400.000 las empresas que deban acogerse a la nueva forma de manejo de las facturas.
“Según la DIAN, se calcula que la emisión de una factura física es aproximadamente de $2.650, frente a $820 que cuesta en formato electrónico”
Los beneficios para las empresas van desde la optimización de los procesos, hasta la disminución de errores; la seguridad de la información aumenta ya que el almacenamiento de los datos en la nube reduce el riesgo de pérdida, a diferencia del archivo físico que siempre estará expuesto a accidentes de todo tipo. Adicionalmente, al contar con la información de forma digital, está estará disponible para consultarla de manera instantánea en cualquier parte del mundo.
Según la DIAN, se calcula que la emisión de una factura física es aproximadamente de $2.650, frente a $820 que cuesta en formato electrónico. Por último y no por ser menos importante, con esto se contribuye a la conservación del medio ambiente, pues se reduce en un 100% la utilización del papel y toner de impresoras; pues se calcula que para la producción de una tonelada de papel se requieren al menos la tala de 24 árboles y para la elaboración de 1 toner se necesitan aproximadamente 4 litros de petróleo y 4 años para su descomposición.
