El tiempo que se dedica a procesos enfocados en manejo de documentos puede reducirse en un 30% si los flujos de trabajo relacionados son optimizados. Esto señala una reciente investigación de IDC donde también se enumeran otros beneficios como la reducción de un 30-40% en errores y un aumento de entre 25-30% en productividad dependiendo del área funcional y el proceso.
El análisis de IDC da importantes pautas para la transformación digital en las organizaciones y sobre cómo las tecnologías innovadoras están permitiendo nuevas formas de manejar estos flujos de trabajo, ofreciendo a las organizaciones oportunidades para tener una ventaja competitiva y mejorar los resultados finales.
La Transformación Digital no es lo mismo que hacer implementaciones tecnológicas
La transformación digital no consiste únicamente en hacer implementaciones tecnológicas sino en utilizar tecnologías
que cambien realmente la manera de trabajar, que generen valor y ventajas competitivas a través de nuevas ofertas, modelos de negocio y relaciones. La transformación digital impacta la forma en que un negocio se lleva a cabo, cómo se ofrecen sus productos o servicios y cómo es su relación con el cliente. No se trata de una tendencia o una inversión en tecnología, es un componente clave de la estrategia de negocio.
Por esto, es importante que la transformación digital cambie los flujos de trabajo y los adapte a un eficiente y productivo manejo de la información. Aquí IDC ha identificado a dos tipos de organizaciones: las exploradoras digitales, aquellas que tienen proyectos de transformación digital, pero sin un objetivo de negocio claro y las transformadoras digitales, que hace esfuerzos con propósito, sincronizados y que pueden ser disruptivos en su forma de trabajar gracias a su visión holística de la tecnología.
Para lograr estar en el segundo grupo es importante reconocer que la digitalización de la información en papel con captura inteligente es un primer paso que aunque suene simple es fundamental porque permite modificar los flujos de trabajo, tener los documentos e información clave de forma que pueda almacenarse estratégicamente y encontrarse fácilmente para optimizar cientos de pequeños procesos que ralentizan el funcionamiento general de la organización.
Las barreras para la transformación digital
Según IDC, una organización puede llegar a enfrentar diferentes barreras al implementar una iniciativa de transformación digital enfocada en el manejo de documentos. Estas son las más comunes:
1- Falta de claridad en el retorno de la inversión.
2- Los altos mandos de la organización no creen en esta necesidad.
3- Falta de centralización en las decisiones relacionadas con el flujo de contenidos y las soluciones que lo hacen posible y el impacto que tienen en la compañía, desde la captura hasta la impresión de información. Cada área funcional de la organización tiene sus propios requerimientos y soluciones y realizan procesos redundantes, obsoletos e ineficientes.
Una visión centralizada para evaluar uno a uno estos flujos de trabajo pueden brindar una visión más clara del rol que estas operaciones diarias juegan en la organización.
¿Cómo empezar y cómo maximizar el ROI en proyectos de transformación digital?
IDC propone seguir cuatro pasos:
- Evaluar los flujos existentes para determinar lo que funciona, lo que no y lo que sobra.
- Realizar un inventario de las soluciones existentes. Entender qué software se está utilizando en los diferentes procesos, que tecnologías se tienen y cómo se utilizan.
- Identificar en qué casos hay esfuerzos innecesarios y desarrollar una estrategia para hacerles frente, evaluar procesos de uso de formatos y papel donde exista una brecha entre formatos incompatibles con los sistemas existentes.
- Poner en marcha una estrategia para desarrollar un ecosistema modular y ágil de tecnologías que sean hechas a la medida para retos concretos del negocio. Este ecosistema deberá incluir una solución de captura inteligente que ayude a digitalizar, automatizar y restructurar los flujos de trabajo.
