- ¿Lleva meses o incluso años pensando cómo cambia ese sistema obsoleto que le diseñó el amigo del hijo de su tía Julia cuando estaba terminando Ingeniería de Sistemas?
- ¿Ha investigado y encuentra soluciones en el mercado pero le da susto invertir 12 Millones o más en un sistema y máquinas que no termina de entender? Además ¿Cuál escoge?
- ¿Será que mejor invierto esa plática en otra cosa y esperamos al año entrante para cambiar los sistemas? Igual: ¿Cómo funcionábamos cuando no había computadores?
- ¿Se ha preguntado por dónde debe empezar la automatización de su negocio? ¿Por la contabilidad? ¿Por las ventas? ¿El inventario?
- ¿Jura que esta es la última vez que cambia de sistemas en su vida?
- ¿Siente que el negocio se le sale de control, sabe que tiene que automatizar, pero no sabe cómo arrancar?
- ¿La buena tecnología solo está al alcance de las grandes empresas? ¿Qué pasa conmigo que soy una PYME, tengo que resignarme a algo de otro nivel?
“En un ERP las
aplicaciones se
construyen de
manera genérica,
y los buenos ERPs
logran satisfacer
las necesidades
hasta de un 99%
de las empresas.”
Estas son algunas de las preguntas que se puede estar haciendo el dueño de un negocio PYME ante la incertidumbre de la selección de un sistema de información para su negocio.
Por fortuna, las PYMES en Colombia son cada día más conscientes de la importancia de contar con herramientas tecnológicas que las haga más productivas y eficientes. Sin embargo, el desconocimiento de los aspectos técnicos, así como la variedad de ofertas, hacen de esta selección un proceso complejo y cuando menos “aburridor”. Si a esto le sumamos que la inversión entre software, licencias, servidores y contratos de mantenimiento anuales pueden ser significativas, definitivamente hay buenas razones para estar confundidos.
¿Por qué un ERP?
Muchas personas se preguntan: ¿por dónde empezar? ¿Las ventas? ¿La contabilidad?.. “si va a ser un proceso duro, vamos de a poquitos…”. Pero la verdad es que eso no necesariamente es cierto. Si se va a automatizar el negocio, es mejor hacerlo de una manera tal que realmente genere impacto y se vean los beneficios. En términos generales (y no por ser simplista sino por facilidad de lectura), existen dos modelos de “arquitectura” para automatizar un negocio:
- Aplicaciones independientes especializadas que luego se integran entre sí, o
- Un paquete con las aplicaciones (un poco más genéricas) totalmente integradas desde su concepción.
En el caso de los temas administrativos para un negocio, la primera opción sería comparar soluciones independientes para la facturación, la nómina, la contabilidad y luego integrarlas de alguna manera (usualmente manual con reprocesos y altas posibilidades de errores).
La segunda alternativa de arquitectura se suele llamar ERP (por sus siglas en inglés Enterprise Resource Planning). En esta opción, todos los sistemas están 100% integrados desde su construcción, por lo que no es necesario realizar ningún tipo de transferencia de datos entre ellos.
Hasta hace poco los ERP eran exclusividad de las grandes corporaciones, pues valían millones de dólares. Sin embargo, gracias a las nuevas tecnologías, ya encontramos alternativas en el mercado para las PYMES. Bajo un modelo de ERP, una pyme puede trasformar su negocio de manera radical de una forma sencilla, y eliminar muchos procesos que no agregan valor al negocio pero si costos! Por ejemplo, con un ERP no se tiene que preocupar por escoger entre la automatización de las ventas o la contabilidad. En este modelo las dos se hacen y de manera automática. Cuando se realiza una venta, el sistema automáticamente realiza los asientos contables, eliminado demoras y posibles fuentes de error. Esto además elimina la necesidad de reprocesar todas las transacciones del mes para que el contador pueda generar unos estados financieros, pues los asientos contables quedan registrados automáticamente en el momento en que se hace la transacción (lo cual a su vez puede repercutir en unos menores costos de su servicio de contabilidad!). Adicionalmente, con un ERP la consistencia de la información está garantizada, así que ya no más problemas de ¿“a quién creerle”: al sistema de compras o al de inventario?
Ahora bien, en un ERP las aplicaciones se construyen de manera genérica, y los buenos ERPs logran satisfacer las necesidades hasta de un 99% de las empresas.. el otro 1% representa negocios que por alguna razón requieren de soluciones muy especializadas que implican diseños exclusivos. Pero cuidado no caiga en la trampa de pensar que su negocio es único, y que necesita sistemas especiales.. Si esto le pasa, está en aprietos! Y le va a salir muy costoso! Si por el contrario, usted reconoce que su negocio funciona con principios como la mayoría, un ERP es su mejor alternativa! Salga de ese problema “de una”!
¿Por qué en la Nube? (Modalidad de arriendo)
Si ya está claro que la solución es un ERP, la pregunta que queda por resolver es ¿en qué modalidad de operación le conviene trabajar? Una vez más, acá existen dos modelos para hacerse a un sistema de información:
- En sitio: usted compra las licencias, los equipos (así usted no sepa nada de sistemas), y paga una implantación para que le monten todo esto en sus oficinas (otra preocupación más!). Todo esto suele venir acompañado de una licencia anual de “mantenimiento” de la que no se puede escapar.
- En la Nube: usted no compra nada, solo un acceso a Internet y un computador y arranca a funcionar. Nada de preocupaciones como “se dañó el disco duro”, “que se me olvidó el back up”, “que se fue la luz”, etc.
Para una PYME, sin lugar a dudas, la segunda opción es la mejor! Y dentro de ese modelo la alternativa de pagar mensualmente por lo que se consume no tiene pierde. Este modelo además representa beneficios tributarios, pues el costo que usted cancela por el servicio es deducible de impuestos, en lugar de un aumento de patrimonio si opta por la alternativa de En sitio. En una buena opción de En la Nube, el costo mensual le deberá cubrir las actualizaciones a futuro, de tal forma que usted simplemente prende el computador y ya tiene disponible la última versión. Asegúrese también que no lo enganchan en contratos a términos indefinidos! Los mejores son los que le ofrecen total flexibilidad y le permiten crecer con su negocio.
En resumen, si usted es una PYME y está contemplando automatizar su negocio, no lo piense dos veces: lo suyo es un ERP en la nube, bajo la modalidad de arriendo!
