En línea con el proyecto de masificación de factura electrónica en Colombia, impulsado por el Gobierno Nacional y liderado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, para enero 1 de 2019 el total de los contribuyentes estarán obligados a facturar por medios electrónicos según lo establecido en el decreto 2242 y en la Ley 1819 de 2016.
Pero más allá de los beneficios fiscales y lo estratégico que resulta para el Gobierno el control tributario en estos tiempos de deficit fiscal, es imporante para el sector empresarial entender en qué consiste el proceso de facturación electrónica y qué beneficios potenciales ofrece su implementación.
Modelo de facturación establecido para Colombia
Las empresas facturadoras disponen de dos mecanismos para cumplir con la normatividad: tener un desarrollo propio que permita transformar las facturas generadas hoy en día por los sistemas de facturación y transmitirlas a la DIAN en un plazo máximo de 48 horas o contratar los servicios de un Proveedor de Servicios Tecnológicos de Factura Electrónica debidamente autorizado por la DIAN, para surtir dicho proceso.
Las condiciones que debe tener la factura electrónica, según lo establecido en la norma son:
- Mecanismos de control técnico: CUFE – Código QR – Registro de Software Autorizado – Firma Digital .
- Generación de documentos en estándar UBL 2.0
- Firma de documentos a través de certificados digitales.
- Acuses de recibo, Aceptaciones, Rechazos y Anulaciones garantizando todas las etapas del proceso de facturación.
- Implementación de todos los documentos reglamentados: Factura – Factura de contingencia – Nota débito – Nota crédito – Acuses de Recibo.
- Representaciones gráficas como mecanismo de transición.
Ventajas del modelo planteado
Si bien es cierto, los requerimientos técnicos exigidos por la norma no son sencillos de cumplir, ni es viable para una empresa desarrollar un sistema de software propio que permita la generación de facturas con estos requisitos, ni muchísimo menos mantener el sistema actualizado con las permanentes actualizaciones normativas y tributarias que dispone la ley; existe una gran oferta de servicios tecnológicos por parte de los Proveedores Tecnológicos habilitados por la Dian, que van desde soluciones para generar facturas en Excel que cumplen con la norma, para pequeñas empresas, hasta complejas integraciones con sistemas existentes para grandes corporaciones.
Cualquiera que sea el tamaño de la empresa, los beneficios de adoptar el modelo de facturación electrónico mediante el uso de un proveedor de servicios autorizado, incluyen:
- Eliminación de los costos asociados con impresión y mensajería de facturas.
- Se reduce la posibilidad de error en el proceso de facturación al estar automatizado e integrado con los sistemas misionales de la empresa.
- Mejora el flujo de caja de la empresa al agilizar el proceso de radicación, aceptación y cobro de facturas.
- Permite una mejor visualización del estado de la cartera en tiempo real.
- Al integrarse con soluciones de pago electrónico amplía la red de recaudo y facilita el control de ingresos.
- Facilita la seguridad y trazabilidad de los procesos de facturación.
- La factura electrónica está reglamentada como título valor mediante el decreto 1349 de 2016, lo cual permite el acceso de pequeñas y medianas empresas a alternativas de financiación de corto plazo como factoring.
En conclusión, las ventajas de implementar el modelo de facturación electrónica serán evidentes tanto para el Gobierno como para el sector empresarial. El factor de éxito para las empresas, consistirá en prepararse adecuadamente para la obligatoriedad, escoger el mejor proveedor tecnológico de acuerdo a las necesidades particulares de la empresa, teniendo en cuenta que más que una herramienta de software, se requiere un aliado conocedor de la normatividad, capaz de entender el proceso de negocio de la empresa y optimizar los beneficios tecnológicos que supone el nuevo modelo para que se vea reflejado en un aporte de valor real para la empresa.
