La gran acogida de esta metodología ha llevado a las organizaciones a adaptar espacios de trabajo digitales (digital workspace), que básicamente son un conjunto de herramientas y soluciones virtuales que permiten a los empleados cumplir con su labor, independientemente de su localización o el dispositivo que utilicen para tener acceso a la información.
Estas áreas virtuales están constituidas por sistemas abiertos, intuitivos y seguros que promueven la comunicación entre los miembros del equipo y la visualización de los datos en tiempo real y de manera sencilla. La idea con ellos es que se adapten a las necesidades de las personas y les faciliten su integración de manera sencilla y confiable.
Para lograr un correcto funcionamiento del espacio de trabajo digital es indispensable que los recursos que necesitan los empleados para cumplir con sus funciones diarias estén disponibles virtualmente. Así mismo, contar con aplicaciones que fomenten la comunicación interna y faciliten compartir (en tiempo real) los datos de los diferentes proyectos a través de los canales autorizados”.
Teniendo en cuenta esta tendencia, SAP presenta 5 beneficios de adaptar lugares laborales digitales en las organizaciones.
1. Unificación
Contar con espacios digitales permite centralizar el control y seguridad de equipos, aplicaciones y operaciones desde un sistema central. Asimismo, la información más relevante es presentada a los usuarios en la interfaz principal. Los espacios de trabajo digitales están integrados por una infraestructura que reúne servicios en la nube, redes internas, soluciones de comunicación, virtualización y colaboración, software de protección y herramientas de gestión, análisis, revisión, sincronización y distribución de contenido.
2. Flexibilidad
Cuando se habla de flexibilidad no es únicamente la posibilidad de que los trabajadores cumplan funciones diarias desde cualquier lugar o dispositivo electrónico autorizado. Una de las grandes ventajas que ofrecen estos espacios es que los responsables pueden elegir las aplicaciones y servicios que conformarán el sistema, de acuerdo con las necesidades y requerimientos específicos de la empresa y sus empleados.
Es tendencia entre las compañías integrar estas herramientas a sus sistemas de trabajo, ya que sirven para ayudar a automatizar tareas repetitivas, unificar notificaciones y proveer acceso inmediato a información urgente o de interés.
3. Mejor experiencia del empleado
Las áreas digitales ejercen un gran atractivo entre los nuevos talentos y el personal con experiencia, pues los dejan cumplir sus funciones desde cualquier lugar y dispositivo. Igualmente, la automatización de tareas repetitivas –y la posibilidad de dedicarse exclusivamente a labores que les competen– fomenta la productividad y la optimización del tiempo de respuesta.
Vale la pena destacar que el espacio de trabajo digital es capaz de mejorar la colaboración en línea entre equipos de trabajo, gracias a recursos de comunicación instantánea, como chats y redes sociales internas.
4. Sistemas de protección de datos personalizados
Durante la creación de un espacio de trabajo digital, las empresas tienen la potestad de elegir software y aplicaciones a la medida de sus necesidades. Esto resulta particularmente beneficioso cuando se trata de instalar sistemas de protección de datos que resguarden a las organizaciones de ataques informáticos, malware y errores de los usuarios.
5. Reducción de costos
Inicialmente, la instalación de un espacio de trabajo digital requerirá de fondos acordes con los objetivos que la empresa espera obtener de la transformación. Sin embargo, se trata de una inversión que no tardará en demostrar su rentabilidad en el corto, mediano y largo plazo.
