¿Qué tal si lo complejo se convierte en algo simple? Cumplir con el Decreto 1072 de 2015 (y sus 78 criterios) es más fácil de lo que parece cuando hacemos de la tecnología nuestro aliado.
Hoy la tecnología está en todo y, por fortuna, la Seguridad y la Salud laboral no son la excepción. Así como ya no nos imaginamos las labores administrativas de una compañía, como por ejemplo la nómina, los impuestos y el archivo a punta de Excels y correos, tampoco sería pensable administrar las matrices de peligros y riesgos, los reporte de accidentes e incidentes o las actas de los comités de copasst usando a-z’s, carpetas en una red o correos electrónicos extraviados.
Hace más de 65 años el ejército norteamericano desarrolló lo que hoy conocemos como los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) fundamentales en cualquier empresa para el control ágil, eficiente e integrado de todas las labores administrativas y financieras. Así mismo, hoy existen soluciones informáticas con funcionalidades para realizar de forma automática, fácil y segura las tareas que requieren el mantenimiento de los sistemas de gestión como el de la Seguridad y la Salud en el Trabajo (SG-SST) o labores de cumplimento normativo gubernamental como el Decreto 1072.
Por ejemplo, en el caso de SSTfácil, el software para la gestión y mantenimiento de un SG-SST cuenta con flujos automáticos, alertas, tableros de mando, chats de ayuda y hasta vídeos instructivos, que guían paso a paso a los responsables de los Riesgos Laborales en la empresa como a los empleados de la misma. Estos ponen en términos sencillos y entendibles tanto la norma y sus criterios, como las tareas y actividades referentes a la planeación, ejecución, control y cumplimiento del sistema.
Mucho más que simples repositorios de documentos
No se trata simplemente de carpetas en una nube. Las funcionalidades de este tipo de software es que han sido creados a ‘imagen y semejanza’ del Decreto 1072. Por tal motivo permiten realizar la Autoevaluación del sistema SST de la empresa, criterio por criterio ofreciendo inclusive una ruta práctica para que el responsable del SST se enfoque en las tareas más relevantes y que seguramente los inspectores del Ministerio revisarán más. Terminada la Autoevaluación, el software incluso propone al usuario un Plan de Trabajo personalizado que indica una a una las tareas que debe ir completando y los registros que debe tener para su SG-SST, permitiendo a los más expertos adicionar otras actividades que consideran importantes.
Así mismo, el software cuenta con una práctica encuesta sociodemográfica (otra actividad obligatoria del Decreto 1072) que el responsable del Sistema podrá enviar por correo electrónico a todos los empleados de la empresa para que éstos ingresen y la respondan en línea, de manera que el encargado obtendrá las respuestas organizadas y tabuladas. Todo de manera automática, en pocos clics, en un solo sistema integrado en la nube y con todo lo necesario para presentar una auditoría.
Estas plataformas tecnológicas facilitan realizar las demás tareas y registros del SG-SST como el profesiograma, el registro de las enfermedades laborales (con sus estadísticas e informes), la elaboración y control de los planes de mejora, las inspecciones de seguridad, la matriz de requisitos legales, la entrega de los EPP (Elementos de Protección Personal), la generación de reportes automáticos, entre otras. Y para aquellas compañías que ya cuentan con un Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001, podrán articular el SST con el control documental, los indicadores y las acciones de mejora.
Atrás quedaron aquellos tiempos pre-históricos cuando antes de presentar una auditoría ante los entes de control todo era caos, estrés, jornadas interminables buscando los registros y la documentación en carpetas de red o correos electrónicos y montañas de papel.
“Cumplir con el Decreto 1072 de 2015 (y sus 78 criterios) es más fácil de lo que parece cuando hacemos de la tecnología nuestro aliado”
Más bienestar + tecnología = Más productividad
Las organizaciones que lideran sus mercados o se proyectan en esa dirección, han comprendido que el bienestar y la seguridad de su capital humano impactan directamente su productividad y rentabilidad. Han encontrado en estas tecnologías un verdadero aliado para crear atmósferas de trabajo seguras que cumplen con las normas SIN recargarse de tareas y re-procesos. Han logrado enfocarse en cómo mejorar y crecer su operación, en vez de estar apagando incendios.
Esta clase de aplicativos para SST se encuentran en la nube y las empresas solo pagan por el servicio mensual y de acuerdo a su número de empleados (existen versiones gratuitas). Funciona desde cualquier computador o dispositivo móvil, 7/24 y siempre está actualizado. No requiere nada más: ni instalar software, ni servidores, ni servicios técnicos especiales, ni almacenamiento, hacer backups, ni complejas capacitaciones. Sólo un computador con cualquier navegador conectado a internet. Claro que también se ofrecen la venta de software e instalación en su infraestructura si la empresa lo prefiere.
Cada vez más las empresas comprenden que su negocio no es la tecnología. Un software es solo un medio, para en este caso cumplir con el Decreto 1072, entonces prefieren apoyarse en un proveedor para ello y mejor invertir los esfuerzos en su propio negocio.
