«La transformación digital del abastecimiento estratégico tiene gran relevancia, pues tiene bajo su responsabilidad la ejecución y cumplimiento del presupuesto de la compañía.»
En la actualidad vivimos en una era digital y la llegada del Covid-19 nos ha demostrado con absoluta claridad que nuestras compañías deben adaptarse a la digitalización inmediata y acelerada que ha traído esta coyuntura. La tecnología debe convertirse en el apalancador de los procesos de toda empresa, pues aquellos que no puedan transformar digitalmente su negocio, corren el riesgo de no sobrevivir. En conclusión, será imposible gestionar una compañía hacia el futuro con las mismas estrategias del pasado.
El contexto actual en Colombia y en el mundo obliga a las empresas que hacemos parte del sector constructor a generar valor agregado mediante la reinvención del propio negocio con el fin de garantizar la estabilidad financiera de la compañía, gestionando de forma más eficiente los recursos y teniendo la innovación y la transformación digital como eje del cambio en la reingeniería de los procesos internos.
Las empresas progresistas del sector constructor (constructoras y proveedores) que han alcanzado un alto grado de madurez en su digitalización y transformación tecnológica se caracterizan por la implementación de buenas prácticas en términos de abastecimiento estratégico que en este punto es importante implementar como gremio para garantizar la reactivación de la economía nacional:
1. Estructurar el plan de transformación tecnológica enfocado al abastecimiento estratégico
La planificación de la transformación tecnológica del abastecimiento estratégico es la fase más importante de todo el proceso de reingeniería, pues es aquí donde se establecen los resultados esperados y se define una hoja de ruta clara. En ese sentido se hace obligatorio concretar un plan a corto, mediano y largo plazo con objetivos medibles, entregables, indicadores y metas definidas para el logro en la transformación digital enfocada al abastecimiento estratégico.
En este punto será imprescindible determinar las tareas operativas y repetitivas que deben ser automatizadas y digitalizadas en función de la estrategia de negociación, comercialización o contratación. Una buena práctica será implementar la metodología de Pareto para automatizar el 20% de las funciones que generan el 80% del impacto y agregan valor en la organización. La automatización de procesos es el eje de la transformación digital.
La automatización en la planificación de la demanda, la creación y parametrización de licitaciones, el envío de propuestas comerciales por parte de los proveedores, la generación de cuadros comparativos, la determinación de adjudicaciones objetivas, la retroalimentación a proveedores, la firma electrónica de contratos o documentos y el almacenamiento documental en la nube son algunas de las funciones que habitualmente se encuentran dentro del Pareto para el sector constructor en términos de abastecimiento estratégico, garantizando además la transparencia en las negociaciones.
2. Conformar un equipo de alto rendimiento con habilidades tecnológicas
No es un secreto, estamos en la era digital y como profesionales idóneos debemos estar a la vanguardia en tecnología si deseamos seguir haciendo parte de la cadena productiva y laboral. Es claro que las compañías realizarán selección del recurso humano competente capaz de llevar a cabo no solo la transformación digital de la empresa, sino mantenerla y mejorarla en el tiempo (el conocimiento de las herramientas ofimáticas básicas no será suficiente volver atractivo el currículo profesional).
No solo se trata de contratar el equipo humano adecuado con la experiencia y habilidades apropiadas, sino contar con un equipo de profesionales que alcance altos estándares de productividad por medio de la implementación de herramientas tecnológicas; personas con la habilidad de adaptarse a las necesidades del entorno actual con soluciones innovadoras y actitud propositiva frente a los nuevos retos.
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3. Implementar la medición del TCO
El TCO (Total Cost of Ownership) o Costo Total de Propiedad es una metodología implementada por compañías con un alto grado de madurez en términos de abastecimiento estratégico para determinar con exactitud los componentes que afectan la compra o contratación de un servicio, más allá del precio del mismo.
El principio del TCO determina que una buena negociación no implica seleccionar al proveedor con el precio de venta más bajo, sino en elegir aquella propuesta integral que garantice el óptimo funcionamiento de la obra civil durante toda su vida útil mediante el cálculo de los costos directos e indirectos asociados: tiempos de entrega, facilidades de pago, empaque, distribución, garantía, cargue y descargue en obra, costos de operación, mantenimiento y todos los componentes adicionales que el equipo técnico pueda determinar cómo relevantes al momento de contratar.
Con la implementación del TCO en las empresas del sector constructor es habitual que los departamentos de abastecimiento logren ser los protagonistas en la consecución de nuevos procesos constructivos, productos innovadores e iniciativas “verdes” con responsabilidad social corporativa para la disminución de la huella de carbono y ahorro de agua y energía, con procesos de producción más limpios y amigables con el medio ambiente.
4. Consolidar alianzas estratégicas con los proveedores de su compañía
La consolidación de las alianzas con los proveedores no implica solo llegar a acuerdos comerciales adecuados para las partes, sino en garantizar la integración de los procesos entre ambas empresas que le permitan al proveedor su desarrollo y crecimiento, permitiendo la generación de valor agregado.
El objetivo es diseñar la cadena de abastecimiento más productiva, automatizada y eficiente posible mediante la coordinación e integración de recursos monetarios, financieros, humanos, de información, de formación y principalmente tecnológicos con el fin de proporcionar valor y eficiencias de costos para ambas partes.
5. Implementar el sistema de gestión de inventario “Just in time”
La existencia de inventarios en empresas constructoras es una práctica ineficiente que implica incurrir en costos de almacenamiento, pérdida, robo y deterioro. El sistema de gestión de inventarios “Just In Time” permite la integración automática entre constructoras y proveedores que garanticen el suministro de materiales “Justo a Tiempo”, sin necesidad de incurrir en almacenamiento en sitio.
Herramientas tecnológicas facilitan la interacción entre las partes para la generación de pedidos y la entrega de productos en obra a través de catálogos de productos estandarizados y acuerdos de precios establecidos.
6. Seleccionar herramientas tecnológicas adecuadas para el abastecimiento estratégico de su compañía
Para garantizar la exitosa gestión de la transformación digital es fundamental contar con las herramientas tecnológicas adecuadas que faciliten la automatización de los procesos seleccionados en el plan de transformación tecnológica para la compañía (definido en el punto uno del presente documento), agregando productividad y simplificando tareas operativas que permitirá no solo optimizar el tiempo de los miembros del equipo sino también reducir errores por trabajo manual; de esta manera los equipos de trabajo podrán enfocarse en responsabilidades más estratégicas y delegarán la operatividad a la digitalización.
En términos de abastecimiento y contratación para el sector de la construcción, existen excelentes plataformas en donde las constructoras pueden estructurar su plan de abastecimiento por proyecto y por compañía y ejecutarlo a través de licitaciones y negociaciones macro según el cronograma y el presupuesto establecido, permitiendo controlar las dos variables más importantes para la viabilidad de una obra civil: tiempo y costo.
En conclusión, la naturaleza de las negociaciones cambió, el mundo se transformó y pasó a una era 100% digital en donde la virtualidad no es opcional sino obligatoria y los procesos manuales deben llevarse a otro nivel.
La transformación digital del abastecimiento estratégico tiene gran relevancia, pues tiene bajo su responsabilidad la ejecución y cumplimiento del presupuesto de la compañía (entre el 50% y el 60% de su facturación), por lo cual es fundamental encontrar nuevas formas para la optimización, automatización y generación de ahorros en medio del distanciamiento social. Un proceso tan importante merece toda la atención y es responsabilidad de las personas que hacemos parte del sector construcción e ingeniería apostarle a la transformación digital para la reactivación económica nacional.
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