Mediante la resolución 00063 del 30 de julio de 2021 de la DIAN, se establecieron los plazos para iniciar el reporte de nómina electrónica para todas las empresas en Colombia. La obligación empezó en el mes de agosto para las empresas de más de 250 trabajadores y finaliza con el reporte de la nómina de noviembre próximo para las empresas entre 1 y 10 empleados. Es decir que en diciembre todas las empresas en Colombia reportarán el pago que hacen a sus empleados en forma electrónica, con el fin de verificar aportes a seguridad social y validar la deducción del valor de la nómina del impuesto de renta.
Esta nueva obligación, la regulación del teletrabajo (Ley 2088 de 2021) y otras medidas que aclaran o modifican las relaciones laborales, hacen que tome relevancia el servicio de outsourcing de gestión humana, como una solución para simplificar procesos en las compañías, permitiendo que el equipo se concentre en las actividades principales del negocio, al tiempo que se cumple con la normatividad laboral vigente.
El outsourcing consiste en un contrato de prestación de servicios con una empresa especializada en un área determinada, con el fin que dicha entidad se responsabilice de la operación, para el caso de recursos humanos los procesos que se pueden tercerizar son: reclutamiento, selección, contratación, liquidación de nómina y reporte de nómina electrónica. La empresa contratista asume el riesgo en la operación y ofrece su experiencia e infraestructura operativa. El contrato puede extenderse a la tercerización del sistema de seguridad y salud en el trabajo y el proceso jurídico laboral.
La mayoría de compañías han preferido por años manejar dicha operación con personal directo, asumiendo las consecuencias de los errores de orden laboral y jurídico en que se puede incurrir por falta de atención o de capacitación, o simplemente por exceso de carga del personal de recursos humanos. Esta problemática deriva en sobrecostos que la empresa podría ahorrarse tercerizando el proceso.
Para seleccionar una empresa que preste el servicio de outsourcing de procesos de recursos humanos es importante verificar varios aspectos como los que veremos a continuación.
En primer lugar, el reclutamiento y selección, es una operación que se puede tercerizar de la mano de la nómina o por separado. Muchas empresas no tienen suficiente rotación para pagar un psicólogo organizacional, asumir un plan anual para uso de plataformas de búsqueda de candidatos y otra plataforma de aplicación de pruebas psicotécnicas online. Estos costos son elevados, y no siempre garantizan que el personal responda a las necesidades de la empresa. Es normal que esta labor termine en un analista de nómina o en el jefe de departamento de gestión humana, quienes en la mayoría de los casos no son psicólogos.
Con el proceso tercerizado se entrega un perfil del candidato, en el cual se relacionan las características del candidato. Aspectos como idoneidad, preferencias en edad o género para equilibrar los equipos, tipo de contrato, salario ofrecido y las pruebas de conocimientos que deben presentar los candidatos para corroborar su capacidad intelectual y experiencia. La empresa especializada realiza la convocatoria mediante el uso de plataformas y redes sociales, se analizan y filtran las hojas de vida que llegan, realizando entrevista a los seleccionados, ya sea individual o aplicando Assessment Center (entrevista de grupo), una metodología más efectiva por cuanto mide objetivamente cómo actuarían los aspirantes en diferentes situaciones y tareas, enfrentándolos entre sí.
Una vez se cuenta con los candidatos se aplican las pruebas psicotécnicas online, las cuales dan a conocer la personalidad, competencias y riesgos laborales. Se pueden aplicar otras pruebas como la de valores (rectitud, honra, confidencialidad y sinceridad), potencial comercial, digitación, test de inteligencia, entre otras.
Para finalizar el proceso el profesional en psicología toma la referencia en las empresas que laboró y analiza la información global para emitir un concepto de cuál es el mejor candidato para el cargo, entregando una terna de candidatos para que la empresa tome la decisión.
Como podemos ver, el proceso que garantiza la idoneidad y continuidad del personal debe realizarse por un profesional y las herramientas tecnológicas para dicha labor, por ese motivo, bien vale la pena analizar la tercerización con una entidad especializada. De esa forma, el equipo de recursos humanos se enfoca en el manejo del personal que ya está laborando con la empresa.
En segundo lugar, tenemos el outsourcing de nómina, el cual comprende el proceso de contratación, registro mensual o quincenal de novedades y liquidación de nómina, diligencia de descargos a los trabajadores, elaboración y pago de liquidación de prestaciones, administración de aprendices y la digitalización de todos los documentos del trabajador. Se realiza toda la operación en las instalaciones de la empresa especializada, solamente informando las novedades que se presentan al contratista que administra el recurso humano. Dicha empresa que debe ser especializada en la actividad y certificada en calidad en dichos procesos, se encarga de elaborar los archivos para reporte electrónico de nómina, archivos de pago al operador de seguridad social integral, archivos planos de dispersión de nómina y la entrega de la interfase contable de nómina, a través del software de nómina de dicha compañía, cuyo uso se incluye en el valor que se paga por el servicio. Es aconsejable que en el contrato se establezca la responsabilidad de la empresa y la obligación de asumir un costo establecido previamente en caso de presentarse un error. El sentido de la tercerización es que esos riesgos se encuentren calculados y penalizados para lograr el resultado óptimo.
En tercer lugar, podemos tercerizar la administración del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo. Aunque es obligación dependiendo de las características de la compañía en mantener un profesional o tecnólogo en SST (seguridad y salud en el trabajo), la responsabilidad del sistema comprende una serie de actividades que requieren supervisión y experiencia. Desde el manejo de los accidentes de trabajo, seguimiento a enfermedades profesionales y el control del resultado del examen de ingreso, hasta el reporte de accidentes catalogados como graves al ministerio del trabajo, cuyo incumplimiento acarrea sanciones hasta de 200 SMMLV.
Como se puede observar, las obligaciones de las empresas en materia laboral son complejas y diversas, y cada día crecen más. Los cambios no solamente llegan con los trabajadores directos, pues de acuerdo al decreto 723 de junio de 2021 se crea adicionalmente la obligación de reportar los documentos equivalentes a partir del 1º de enero de 2022, es decir registrar electrónicamente las cuentas de cobro de personal por contrato de prestación de servicios.
Ante la cantidad de obligaciones y reportes en materia laboral, en momentos que las empresas hasta ahora se están recuperando financieramente, es aconsejable analizar el sistema de outsourcing especializado en recursos humanos en las diferentes modalidades, con el fin de optimizar el proceso, al tiempo que se baja la carga de los directivos de la compañía por tan engorrosas tareas, permitiendo que se enfoquen en los análisis de indicadores de gestión para responder a las exigencias del mercado actual y cumplir con metas de las empresas.
