Cuando una empresa emite una factura electrónica, debe cumplir con ciertos criterios definidos por la DIAN; sin embargo, es el cliente quien tiene la obligación de consultar y validar ese documento para asegurarse de que cumple con los parámetros exigidos por la ley. Este proceso no solo protege al adquirente, sino que fortalece el control financiero y fiscal de los negocios.
Con el fin de brindar mayor claridad sobre este procedimiento, Siigo presenta la guía definitiva para verificar una factura electrónica en Colombia:
- Verifique que la factura esté registrada en el portal de la DIAN: una vez emitida y firmada digitalmente por el proveedor, la factura debe aparecer en el sitio web de la DIAN en un plazo máximo de 48 horas. Antes de presentar un reclamo, asegúrese de que este tiempo haya transcurrido. Para consultarla, ingrese al portal web de la DIAN con el CUFE o UUID del documento. Si detecta inconsistencias, puede reportarlas a través del canal oficial dispuesto por la entidad.
- Verifique la resolución de facturación del emisor: la resolución expedida por la DIAN autoriza legalmente a una empresa para facturar electrónicamente. En ella se detallan los rangos de numeración, fechas de vigencia y tipo de facturación habilitada. Si el documento no está amparado por una resolución vigente, carece de validez legal.
- Revise los datos fiscales obligatorios: una factura legal debe tener: número consecutivo, fecha de expedición, nombre e identificación del emisor y del adquiriente, descripción del bien o servicio, valor total, régimen tributario, condiciones de pago y los impuestos aplicados.
Si bien la validación es responsabilidad del adquirente, existen aspectos clave que competen directamente a las empresas emisoras. Para garantizar que las facturas que entregan puedan ser verificadas correctamente y tengan validez legal, los negocios deben cumplir con requisitos específicos establecidos por la DIAN. A continuación, Siigo comparte dos aspectos que toda empresa obligada a facturar electrónicamente debe tener en cuenta:
- Conozca la vigencia de la resolución de facturación: esta tiene una duración de 2 años. Si vence y no se solicita una nueva a tiempo, la empresa pierde autorización para facturar. Seguir operando en esas condiciones puede generar sanciones, incluyendo el cierre del establecimiento.
- Use sistemas de facturación confiables: contar con un software contable como Siigo facilita todo este proceso. El sistema no solo emite facturas válidas ante la DIAN, sino que permite que los clientes las verifiquen fácilmente a través de su código CUFE o un código QR.
La verificación de una factura no es solo un paso técnico, es una práctica que evita fraudes, fortalece la confianza comercial y asegura que cada documento pueda ser usado legalmente como soporte tributario.
