La presión por prestar un servicio de impresión de calidad ha llevado a un aumento desmesurado en los gastos de impresión en algunas instituciones educativas. De hecho, hay entidades que desconocen a ciencia cierta cuáles áreas tienen un consumo excesivo, qué gastos de impresión pueden recuperarse o en qué medida la actividad de impresión está afectando al medio ambiente.
Además de impactar negativamente a otros renglones del presupuesto, estas circunstancias afectan la productividad, la seguridad y la gestión del entorno de impresión.
Por si fuera poco, las instituciones se enfrenta a una necesidad común: los estudiantes quieren imprimir, copiar y escanear desde cualquier lugar del campus, independiente del dispositivo que utilicen.
Por fortuna, existen soluciones de Administración de Impresión Empresarial para controlar, asegurar, escalar y obtener el máximo rendimiento de los servicios de impresión, copiado y escaneo.
Impresión basada en reglas
Surge, entonces, el concepto de “impresión basada en reglas” mediante la cual la institución educativa establece sus políticas de impresión conforme a la accesibilidad de los usuarios (alumnos, profesores o empleados) y las directrices de impresión corporativas. De esta forma, es posible comprender los costos, asignar las cuotas y mejorar el comportamiento de la impresión en el campus.
Para hacer realidad esta idea, se han desarrollado quioscos de impresión para manejar de forma sencilla, dinámica y efectiva el flujo de documentos (impresiones, copias y escaneos) y administrarlos por usuario, departamento o facultad. Con ellos, los estudiantes pueden controlar sus impresiones, el costo de las mismas y acceder a sus documentos en el momento y tiempo que los necesitan.
¿Cómo funciona?
Cuando un estudiante envía un documento desde su dispositivo, el sistema no lo dirige a una impresora en particular sino a una carpeta donde queda almacenado hasta que el alumno finalmente decide imprimirlo en el quiosco más cercano.
Para retirar el documento, el alumno simplemente digita un código o utiliza una tarjeta magnética o de proximidad que tiene una cuota de impresión asignada. Acto seguido, puede escoger cuáles documentos desea imprimir o eliminar. Una vez acepta la impresión, el quiosco imprime el documento y el cargo es automáticamente descontado de su cuenta, bien sea virtual o pre-pagada.
También existe la posibilidad de crear cuentas individuales o grupales, las cuales permiten gestionar más fácilmente los servicios de copias impresas con soporte a diferentes precios según temporadas, materiales o volúmenes a imprimir.
De esta forma, las instituciones académicas pueden calcular el costo por hoja de impresión, que se deduce tomando en consideración diferentes variables que pueden incluir –entre otros-, los costos de adquisición, administración, suministros, o por qué no, mantenimiento e incluso energía utilizada.
Límite los gastos
Muchas instituciones educativas intentan poner límites a sus gastos de impresión mediante controles que auditan el uso de los dispositivos, reduciendo el volumen de sus documentos impresos y fijando cuotas de impresión a sus estudiantes. Las soluciones de Administración de Impresión Empresarial de Xerox ayuda a las instituciones no solo saber quién imprime, sino además qué imprime y por qué imprime.
Estamos frente a una solución que crea un sistema de impresión autosustentable que ayuda a pasar el exceso de gastos a los estudiantes y –de paso-, frena la espiral de impresión, sin invertir mayores recursos en adquisición de activos que con el tiempo se vuelven obsoletos.
Con ella hay una ganancia de doble vía: ganan las instituciones al obtener una poderosa herramienta de gestión y control, y ganan los alumnos, quienes aprenden acerca del impacto que genera la impresión en su bolsillo y –más importante aún-, en el planeta.
De esta manera, las instituciones educativas pueden controlar el flujo de impresión y entregar servicios a sus estudiantes, docentes y personal administrativo, con seguridad y calidad.
