La Importancia de un Sistema de Gestión Documental

buenas tarde a continuación daré mi aporte con relación al tema de gestión documental

en una empresa tener el archivo en una correcta organización es fundamental y facilita la búsqueda de cualquier documento, pero con ayuda de la tecnología las empresas buscan tener en un medio digital e igualmente organizado el archivo

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Mejora de la satisfacción del cliente ya que Los sistemas de gestión de calidad posibilitan que el proceso productivo esté enfocado tanto en las necesidades de los consumidores como en los parámetros de la empresa, permitiendo integrar las demandas del cliente en el producto o servicio final, lo que permitirá que tenga acceso a una mejor oferta y esté más satisfecho; igualación de los productos o servicios porque gracias al sistema de gestión de calidad, la organización no solo conseguirá resultados de mayor calidad, sino que también obtendrá una producción uniforme y estable, al aplicar durante el proceso unas pautas estandarizadas; Aumento de la eficiencia y reducción de costos ya que Debido a que el sistema de gestión de calidad establece cuál es el procedimiento óptimo para crear un producto o servicio, la organización podrá eliminar los pasos innecesarios, desarrollar una gestión del tiempo más eficiente, detectar las áreas de mejora y reducir los fallos o errores en la fabricación del producto o prestación del servicio, consiguiendo una mayor eficiencia y el ahorro en costes innecesarios; Incremento de la rentabilidad económica, si la empresa logra la satisfacción del cliente con el menor coste posible, la consecuencia es que aumentará las ventas y reducirá gastos, repercutiendo directamente en el balance financiero de la compañía; Potenciación de la imagen positiva de la empresa. El hecho de contar con un sistema de gestión de calidad va a favorecer que mejore la reputación de la marca en el mercado, tanto entre los consumidores actuales que podrán acceder a productos y servicios de alto valor como en los potenciales clientes quienes oirán hablar del buen trabajo que desarrolla la empresa; Impulso de la motivación de los trabajadores. Integrar a los empleados en el análisis de los procesos, para estudiar los aspectos mejorables, hará que se sientan más implicados con los objetivos de la empresa. Además, al conocer en todo momento cómo deben llevar a cabo el trabajo y qué se espera de ellos, les permitirá conseguir los resultados esperados, incrementando su satisfacción; Crecimiento de la coordinación interdepartamental, Dado que cada área o equipo de trabajo es consciente de su papel dentro del proceso, la interacción entre los diferentes departamentos se agiliza y simplifica, mejorando la producción final de la organización.

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La gestión documental resulta muy útil y sobretodo necesaria en una organización puesto que facilita el manejo de documentos y evita que haya un mayor desgaste en quienes manejan toda la documentación de la empresa. Realizar gestión documental evita se empapelen documentos, que se pierdan algunos y que sea difícil encontrar el documento que se necesita. Una gestión documental que siga los parámetros como se debe aporta al buen funcionamiento de cualquier entidad y a la calidad en la labor de sus trabajadores, lo que impacta positivamente en los servicios brindados a los clientes o usuarios.

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