La Importancia de un Sistema de Gestión Documental

La Importancia de un Sistema de Gestión Documental
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En las Organizaciones siempre la prioridad final es el Archivo, pero realmente no se dan cuenta de la importancia y el ahorro que pueden hacer implementando un Sistema de Gestión Documental.

El primer punto importante del manejo del Gestión Documental, es tener control, organización y tener todos los documentos debidamente centralizados. Después de cumplir con estos procesos, las Empresas tendrán un fácil almacenamiento y consultas rápidas y recuperaciones eficientes de la información.

La misión principal de las compañías en cuanto a Gestión Documental, es cumplir el ciclo de vida de los documentos, y como objetivo es volver los documentos físicos a digital.

Gracias a la tecnología en Gestión Documental, las organizaciones podrán ser más rápidas en el uso de la información, reduciendo costos, ahorro en tiempo, seguridad en los documentos, para así tener una mayor productividad.

Por: Mauricio Quiroga C.
Director Comercial TIAL S.A.S
  1. robinson manuel quintana
    agosto 08, 18:34 #1 robinson manuel quintana

    buenas tarde a continuación daré mi aporte con relación al tema de gestión documental

    en una empresa tener el archivo en una correcta organización es fundamental y facilita la búsqueda de cualquier documento, pero con ayuda de la tecnología las empresas buscan tener en un medio digital e igualmente organizado el archivo

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  2. María Paola Prieto Alfonso
    agosto 09, 19:38 #2 María Paola Prieto Alfonso

    Buenas noches….
    Yo opino que el sistema de gestión documental es muy importante en una organización o empresa pues nos permite mejorar el nivel de eficiencia ya que con esto podemos encontrar archivos que hace mucho tiempo se encuentran allí además de esto encontrarlos en buen Estado y así lograr entregar toda la información que sea solicitada de una forma más ordenada y con el fin de Que la empresa o organización tenga éxito al implementar este sistema.

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  3. Lucy Paola Cardenas Montañez
    agosto 09, 20:56 #3 Lucy Paola Cardenas Montañez

    Mejora de la satisfacción del cliente ya que Los sistemas de gestión de calidad posibilitan que el proceso productivo esté enfocado tanto en las necesidades de los consumidores como en los parámetros de la empresa, permitiendo integrar las demandas del cliente en el producto o servicio final, lo que permitirá que tenga acceso a una mejor oferta y esté más satisfecho; igualación de los productos o servicios porque gracias al sistema de gestión de calidad, la organización no solo conseguirá resultados de mayor calidad, sino que también obtendrá una producción uniforme y estable, al aplicar durante el proceso unas pautas estandarizadas; Aumento de la eficiencia y reducción de costos ya que Debido a que el sistema de gestión de calidad establece cuál es el procedimiento óptimo para crear un producto o servicio, la organización podrá eliminar los pasos innecesarios, desarrollar una gestión del tiempo más eficiente, detectar las áreas de mejora y reducir los fallos o errores en la fabricación del producto o prestación del servicio, consiguiendo una mayor eficiencia y el ahorro en costes innecesarios; Incremento de la rentabilidad económica, si la empresa logra la satisfacción del cliente con el menor coste posible, la consecuencia es que aumentará las ventas y reducirá gastos, repercutiendo directamente en el balance financiero de la compañía; Potenciación de la imagen positiva de la empresa. El hecho de contar con un sistema de gestión de calidad va a favorecer que mejore la reputación de la marca en el mercado, tanto entre los consumidores actuales que podrán acceder a productos y servicios de alto valor como en los potenciales clientes quienes oirán hablar del buen trabajo que desarrolla la empresa; Impulso de la motivación de los trabajadores. Integrar a los empleados en el análisis de los procesos, para estudiar los aspectos mejorables, hará que se sientan más implicados con los objetivos de la empresa. Además, al conocer en todo momento cómo deben llevar a cabo el trabajo y qué se espera de ellos, les permitirá conseguir los resultados esperados, incrementando su satisfacción; Crecimiento de la coordinación interdepartamental, Dado que cada área o equipo de trabajo es consciente de su papel dentro del proceso, la interacción entre los diferentes departamentos se agiliza y simplifica, mejorando la producción final de la organización.

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  4. robinson manuel quintana
    agosto 17, 07:57 #4 robinson manuel quintana

    buenas días continuación complementare mi aporte con relación a la implementación de la gestión documental

    por una parte es importante implementar la gestión documental en una empresa ya que:
    se ahorra espacio y tiempo
    incrementa la seguridad de los archivos

    para lo cual la búsqueda de un documento es mas rápida y una correcta organización cumple con las normas requeridas

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  5. Andres Felipe Cubillos
    agosto 25, 14:25 #5 Andres Felipe Cubillos

    La gestión documental resulta muy útil y sobretodo necesaria en una organización puesto que facilita el manejo de documentos y evita que haya un mayor desgaste en quienes manejan toda la documentación de la empresa. Realizar gestión documental evita se empapelen documentos, que se pierdan algunos y que sea difícil encontrar el documento que se necesita. Una gestión documental que siga los parámetros como se debe aporta al buen funcionamiento de cualquier entidad y a la calidad en la labor de sus trabajadores, lo que impacta positivamente en los servicios brindados a los clientes o usuarios.

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