«Se debe tener presente que las organizaciones son sistemas complejos, en el que el objetivo no es optimizar algunos procesos/actividades de manera aislada sino el sistema como un todo.»
Sí se realizará una encuesta entre cargos directivos de diversas organizaciones sobre la relevancia de invertir o no en la automatización robótica de procesos (y en general de cualquier otra tecnología que permita automatizar procesos) y qué tan dispuesto estarían en destinar recursos para dicho fin, la respuesta seguramente sería muy distinta a la velocidad en la que avanza la adopción de dicha tecnología en nuestro país.
No es un secreto que la inversión en esta tecnología es alta y puede afectar significativamente el CAPEX y OPEX de las compañías que emprenden el camino de automatizar sus procesos. La pregunta que surge de este escenario es ¿Cuáles son entonces los criterios para decidir si invertir o no? Y ¿Por qué invertir?.
Expondremos tres criterios que se esbozan de manera sucinta en este artículo y que pueden dar luces a quienes deben tomar la decisión cuando se ven enfrentados a propuestas millonarias y prefieran archivarlas en sus correo.
La automatización desde una perspectiva financiera
El retorno sobre la inversión (ROI) es el criterio por antonomasia para decidir si invertir o no, y la base para la toma de dicha decisión subyace en la cantidad de empleados de tiempo completo, (FTE) por sus siglas en inglés, que permite liberar una automatización en particular; aunque este no es el único criterio que permite identificar ahorros, también se deben contemplar los reprocesos y sobrecostos de la operación por errores humanos que si bien en ocasiones son difíciles de cuantificar por lo menos deberían ser cualitativamente considerados en el análisis, la productividad de los empleados que ya tienen tiempo para llevar a cabo proyectos que incluso pueden representar nuevas fuentes de ingresos/ahorros para la organización.
Le puede interesar: Consultoría y Gestión de Proyectos de Tecnología
Los anteriores podrían considerarse como inductores de valor que deben ser proyectados en el tiempo y valorizados en un periodo relevante para que en últimas sean resumidos en un dashboard que incluya el flujos de caja libre, el valor presente neto (NPV) de los ahorros, el periodo de recuperación (payback period) de la inversión y el ROI que indiquen cuántos pesos/usd se obtendrán por cada peso/usd que se invertirá en la automatización.
La automatización desde una perspectiva sistémica
Si bien desde la perspectiva anterior, el criterio para tomar la decisión de invertir o no en la automatización de un proceso es, si dicha automatización genera los suficientes ahorros para compensar la inversión que se debe realizar, esta estrategia puede llevar una visión sesgada y la percepción de alcanzar un falso óptimo en los ahorros posibles.
Se debe tener presente que las organizaciones son sistemas complejos, en el que el objetivo no es optimizar algunos procesos/actividades de manera aislada sino el sistema como un todo. Lo anterior se puede representar de forma que los ahorros generados por la automatización de unos procesos, subsidian la automatización de otros procesos que no generan ahorros como tal, pero que en su conjunto puedan representar una ventaja competitiva de cara al mercado.
La automatización desde una perspectiva de riesgo y cumplimiento
Esta perspectiva hace referencia a los criterios de decisión no financieros que vayan orientados a mitigar la materialización de riesgos que amenacen la continuidad del negocio en el tiempo. Ejemplos de estos serían riesgo reputacionales y/o suspensión de operaciones por sanciones emanadas de entes de control.
Lea también: Robotización Automática de Procesos
