«Los programas de ahorro parten de la importancia que tiene el componente de costo o gasto en las cuentas de los Estados Financieros de la empresa y de la gestión actual de los recursos de cada gerencia.»
La mayoría de los Directores y Gerentes de empresas saben de la importancia de un programa de ahorro y /o productividad, sin embargo, el día a día dificulta una atención apropiada en su implementación y seguimiento.
Los elementos básicos para el éxito de un programa de ahorros se pueden resumir en:
- Estructura de planificación y medición de ejecución relacionada directamente con las cuentas contables de los Estados Financieros.
- Organización y motivación al personal para una participación activa en la identificación y ejecución dentro de sus áreas de responsabilidad.
- Tener un Responsable o Leader que Planifique, coordine y controle los resultados.
- Las mejoras sean sostenibles en el mediano y largo plazo.
Implementar un programa de reducción de gastos e incremento de la productividad de los activos le beneficiara a su Empresa en:
- Mejorar la competitividad en el Mercado al obtener mejoras de los costos de operación.
- Obtener o liberar fondos para destinarlos a inversión en crecimiento de la Empresa.
- Revisar y ajustar la inversión en Instalaciones, maquinarias y equipos a las necesidades del mercado.
Los principales generadores de fondos y ahorros provienen:
-Optimización de los niveles de Inventario.
-Optimización de Instalaciones y Maquinaria y Equipo.
-Gestión de Compras.
-Gestión de Cobros y Pagos.
-Gestión de Costos de producción.
-Gestión de transporte y logística
-Gastos operativos y administrativos.
-Gestión de Impuestos y Seguros.
Optimización de los niveles de Inventarios
El ahorro en la optimización de inventario debe buscar un equilibrio entre los niveles de existencias y el nivel de servicio en atender los requerimientos de la demanda. Las oportunidades de liberación de fondos en inventarios provienen principalmente de la reducción del sobrestock, de los tiempos de reposición, de la racionalización de los productos y de un buen control sobre los pronósticos de demanda de los productos.
Optimización de Instalaciones y Maquinaria y Equipo
Una las fuentes de generación de fondos en la optimización de las instalaciones, maquinaria y equipo, provienen de la evaluación de la capacidad nominal en comparación con su productividad real y en relación con las condiciones actuales y futuras de los requerimientos para satisfacer la demanda del mercado.
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Gestión de Compras
Las oportunidades de ahorro en la gestión de compras se fundamentan en obtener los precios más bajos con los niveles de calidad óptimos según los requerimientos y especificaciones técnicas, para lograrlo se requieren procesos administrativos orientados a la gestión de proveedores y las economías de escalas. Tener una fuente alternativa de proveedores en mercados nacionales e internacionales fortalece obtener oportunidades de mejores precios y capacidad de negociación.
Gestión de Cobros y Pagos
Las principales herramientas para la generación de fondos se orientan a obtener un balance positivo entre las condiciones de cobro a clientes y condiciones de pago a proveedores, así como el aprovechamiento de descuentos financieros aplicable a los pagos. El análisis constante del ciclo del efectivo permite orientar las negociaciones de condiciones de crédito con clientes y proveedores.
Gestión de Costos de Producción
La mayoría de las empresas de manufactura concentran gran parte de sus recursos en la transformación de materias primas en productos terminados, por lo que las oportunidades de ahorro son mayores en el proceso productivo, estos provienen principalmente en la re-formulación que no afecten la calidad del producto y la disminución de mermas y desperdicios.
También existen otros componentes de los costos de fabricación, como la mano de obra y los gastos generales de producción, en donde se pueden obtener ahorros por la vía de la eficiencia en la utilización de los recursos. Si se cuenta con estructuras de medición de beneficios y costos por líneas de producción, categorías de productos, clientes y mercados se puede identificar las oportunidades de eficiencia específicamente dirigidas donde tienen mayor oportunidad de aumentar la utilidad o evitar pérdidas.
Gestión de transporte y logística
Una vez conocido el nivel de utilización de la capacidad de logística, se podrá comparar con alternativas de tercerización y niveles de calidad de servicio para poder diseñar un programa de ahorros en la operación logística. En forma transversal, la simplificación de los procesos en las diferentes áreas son una fuente importante de eficiencia y ahorro, se debe tener claridad cual el insumo del proceso y cuál es el entregable al finalizar, para poder identificar la forma más simplificada posible de ejecutarse. La Gestión de Mercadeo y ventas concentran buena parte de los fondos de las empresas, sin embargo, en estas funciones, lo recomendable es adecuar los objetivos a las tendencias del mercado y usuarios finales.
Los establecimientos de los programas de ahorro parten de la importancia que tiene el componente de costo o gasto en las cuentas de los Estados Financieros de la empresa y de la gestión actual de los recursos de cada gerencia.
Un programa de ahorro lleva cuatro principales etapas:
1) Análisis y diagnóstico de la situación actual.
2) Identificación alternativas en obtener un ahorro en comparación con los costos anteriores.
3) Implementación de la mejor alternativa en la relación costo – beneficio.
4) Control de la ejecución.
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