“Sectores de hidrocarburos, industria audiovisual, minería, medios de comunicación, industria del calzado, industria textil, marroquinería y demás tendrán que facturar electrónicamente a más tardar el 15 de junio del 2020 según el nuevo calendario impuesto por la Dian.”
La Facturación electrónica en Colombia, empezó progresivamente siendo las empresas más grandes quienes empezaron a cumplir la norma impuesta por la Dian, en el 2019 ya habían 2.1 millones de documentos digitales.
Llega la era digital de una manera forzosa con la llegada del Coronavirus y a ello se le suma la resolución de la Dian del 5 de mayo del 2020 donde ordena obligatoriedad a todas las empresas en el proceso de registro y habilitación del servicio informático de validación previa de factura electrónica de venta el 15 de mayo del 2020.
Según , Jesús Miguel Pastrán Rodríguez Presidente de la Asociación Latinoamericana de Factura Electrónica y director general de ATEB, con la facturación electrónica todos ganan: “ El emisor y el receptor porque se están ahorrando personal de recepción de la factura , que las facturas no lleguen a tiempo antes de la fecha de cierre de la facturación y sobre todo que si continua la cuarentena , la factura siempre llegará al correo correspondiente de quien le dé el trámite necesario para su pago y no habrá excusa alguna para no cancelarla a tiempo.
La facturación electrónica entra a un proceso On line enviando facturas, notas débito y crédito electrónicas al servicio web desarrollado por la DIAN, con información de prueba, con el fin de comprobar que se cumplan las condiciones técnicas fijadas por la DIAN.
Aspectos a tener en cuenta:
Una vez hecho el proceso de facturación ante la DIAN, se debe tener un número de facturación , vigencia de autorización, rango autorizado, fecha de elaboración de la factura y vencimiento de la misma, nombre de quién autorice la venta, verificando sus identificaciones de Nit con un Rut actualizado del cliente y teniendo ya estos datos es necesario, asociarlos directamente al software del proveedor que debe ser completamente confiable ya que va a manejar temas contables de gran valor para la empresa como son sus ventas.
“Lo más importante a tener en cuenta, según Jesús Miguel Pastran es contar con un proveedor autorizado por la Dian que permita integración con los programas contables y administrativos, así la información estará almacenada en un solo lugar y en una nube segura para acceder a ella desde cualquier lugar, computador o celular.”
La facturación electrónica es una obligatoriedad, pero contrario a todos los mitos que se tienen, trae grandes beneficios para las empresas como: ahorro en la impresión de facturas, papel, tiempo, etcétera. Solo se imprimen las que se requieren para manejo de los materiales, si se pierde, solo se imprime de nuevo.
- Evita errores de captura y recaptura de datos en el receptor.
- Evita errores en cantidades, números de factura, descripción del producto, etcétera.
- Automatiza tanto la emisión de facturas como la entrega de las mismas por medios electrónicos, quitando el costo asociado con las mensajerías o los mensajeros propios.
- Cuenta con un archivo electrónico de las facturas que tiene un costo drásticamente menor que el de papel.
- Reducción de tiempo en la realización de las facturas, al no tener que imprimir copias, separar y empacar.
- Evitar limitarse a horarios y días en la revisión de facturas, al tener ventanillas electrónicas que pueden recibir en cualquier momento y generar un acuse de recibo electrónico, después de la revisión automática.
- Notificación automática en caso de fallas en la factura a través de correos electrónicos.
Los beneficios de la DIAN también son importantes porque tiene la información en un medio electrónico, que le permitirá evitar actos de molestia o revisión a los contribuyentes incumplidos, puede en un futuro eliminar declaraciones sobre datos que ya tengan en las facturas, así mismo, puede ofrecer mejores servicios a los contribuyentes y simplificar en general el proceso de obtención de información.
En pocas palabras, todos ganan, todos ahorran y todos ganan en eficiencia. Es benéfico para todos, es bueno para el país.
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