Contar con un excelente modelo de gestión contable para las mipymes significa mejorar la eficiencia administrativa de estas organizaciones. La clave del uso correcto y óptimo de la contabilidad, está en vincular este proceso con el plan de crecimiento y desarrollo de su empresa.
A pesar de que la contabilidad en internet es una realidad en Colombia desde 1999, aún hay mucho camino por recorrer. De acuerdo con la firma especializada, CDI Software, desarrolladora del modelo de gestión “ContabilidadOnline”, con 24 años de trayectoria en el mercado, Colombia va en una vía de desarrollo en comparación con países como Chile, México y España.
Estadísticas del estudio realizado por Bernat Vicens,Responsable del Área ERP del comparador de software en FERGUS Hotels en España, 32% de las compañías que hacen uso de la nube aumentan hasta un 10% su facturación tras un año de uso del sistema.
Entre las ventajas principales de tener ContabilidadOnLine, se encuentran la organización de los archivos, la optimización de recursos como el papel, la calidad de los registros contables, la oportunidad y veracidad de los informes, la inclusión de personal en áreas del negocio que no necesita experiencia previa, entre otras.
“Existen módulos basados en inteligencia artificial, que permite procesar la foto de un documento contable, extraer su contenido y registrar automáticamente la causación en un software contable on line. Con esta tecnología basada en inteligencia artificial se disminuyen los tiempos de digitación y causación a cargo del contador, ya que todos los documentos se generan de manera automatizada. Además, facilita la gestión de gerentes y directivos al permitirles el acceso a información a través de aplicativos móviles. Un ejemplo de ello, es la búsqueda de un proveedor o de una factura que se puede visualizar de manera automática y saber a qué hace referencia dicho gasto” puntualiza Ricardo Díaz, Representante Legal de CDI Software
Tener un modelo de gestión contable en la nube, le permite entonces automatizar sus procesos, controlar su negocio y le facilita la toma de decisiones. Por ello, presentamos algunas ventajas que tienen las mipymes con este servicio:
1- Contabilidad automatizada para micro, pequeñas y medianas empresas: En Colombia, no solo el proceso de registro y causación contable resulta ineficiente; también se evidencia que el tiempo en horas dedicado a preparar, presentar y pagar la tributación asciende a 239 horas por año, comparado con las 175 horas, de los países que hacen parte de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos OCDE.
Así, la falta de optimización en el proceso contable genera pérdidas debido al uso de tiempos y recursos en exceso, a mas de no disponer de información oportuna y veraz para la toma de decisiones. Por ello, utilizar el modelo de ContabilidadOnline optimiza el ciclo contable al automatizar los procesos de generación y captura de todos los documentos contables.
2-Optimización de recursos:Administrar y registrar los soportes contables es una tarea desgastante y costosa. Según cifras de CDI Software con el modelo de ContabilidadOnline, se reducen significativamente estos costos, en un porcentaje que se ha estimado en alrededor del 43 %, representado en costo de desplazamientos, papelería, impresos, talento humano, almacenamiento físico, entre otros.
3- Mayor crecimiento para contadores independientes:Cuando se habla de mipymes, usualmente el contador es tercerizado y se encarga de labores definidas que implican múltiples desplazamientos que consumen tiempo e implican costos. Con el modelo de ContabilidadOnline, el contador puede disponer eficientemente de su tiempo, al hacer uso de los archivos documentales de manera remota y automatizada (ya no debe trasladarse hasta la oficina de su cliente para recibir la documentación física); así optimiza recursos, lo que le permite atender más clientes y en consecuencia generar más ingresos. En pocas palabras, el contador se convierte en un microempresario que puede duplicar su número de cuentas.
Esta capacidad se puede evidenciar en los tiempos de desplazamientos, agilidad en la causación inmediatez en la generación de informes, lo que significa que el contador optimiza en tiempo, costos operativos, y aumenta la productividad y calidad de su trabajo.
4- Reduce el margen de error: Un modelo de ContabilidadOnline propende por reducir errores al momento de generar informes financieros, tributarios u otros, esto sucede en primera medida con la calidad al automatizar el registro de información, proceso que en los modelos tradicionales de registro y causación, aún requiere de un alto nivel de precisión y capacitación en el digitador contable.
Con este tipo de herramientas, se evitan también los reprocesos por corrección de errores e imprecisiones por las diferencias en criterios contables. Hoy en día, la contabilidad ha pasado a ser un agente de cambio en las organizaciones, y tener un servicio en la nube abre las posibilidades de crecer a nivel financiero, de productividad y del negocio mismo.
Adicional a esto, la incorporación de la convergencia contable en estas nuevas herramientas tecnológicas permiten alinear los procesos y establecer de manera explícita los roles de cada una de las personas relacionadas a la contabilidad.
