«Por: Ing. Nelson E. Camargo P Socio Facturación Electrónica THE FACTORY HKA
Actualmente se habla mucho de la factura electrónica (FEL) en Colombia, lo que genera una gran incertidumbre por el desconocimiento general sobre el tema , razón por la cual este artículo le ayudará a acercarse a FEL y le servirá como guía para que tome las decisiones correctas a la hora de implementarla en su Compañía.
¿Qué es factura electrónica?
Es el documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios y que operativamente tiene lugar a través de sistemas computacionales, remplazando el uso de papel por un formato estándar XML (archivo de datos) el cual es entendible para todos los sistemas de información, éste archivo es enviado a través de correo electrónico a las plataformas de la DIAN y al cliente (Receptor). A su vez, este archivo de datos debe tener una representación gráfica, es decir, un formato en PDF o imagen que refleje la factura en sí.
¿Cuál es el Marco normativo de FEL?
El decreto 2242 de 2015 establece los términos de expedición o interoperabilidad de la factura electrónica con fines de masificación y control fiscal. Por otro lado, la Ley 1819 de 2016 (Reforma tributaria), establece la obligatoriedad de implementar FEL a partir del 1 de enero de 2019 para todas las empresas que declaren y paguen el IVA y el impuesto al consumo. En la actualidad la DIAN está adelantando la resolución para iniciar con los grandes contribuyentes con una fecha estimada de implementación para junio de 2018.
«El tiempo estimado de implementación de la Facturación Electrónica puede ser entre tres y seis meses según la complejidad”
¿Por qué implementar la facturación electrónica?
La razón principal por la cual la DIAN estableció esta normatividad se relaciona directamente con tener un mayor control sobre la evasión fiscal que hoy se presenta en el país. Sin embargo, debemos tener en cuenta que la implementación exitosa de FEL le genera beneficios a las Compañía en cuanto a reducción de costos y tiempos de operación (papel, tinta, transporte, etc.), mayor trazabilidad de las operaciones, optimización de los procesos tanto de emisión como de recepción de facturación y uno de los principales aspectos, ayuda a mejorar el medio ambiente.
¿Cuál es la realidad?
La implementación de la facturación electrónica trae cambios importantes en los procesos de facturación, por lo cual la implementación no depende exclusivamente del proveedor tecnológico sino del rediseño del proceso sacando el máximo provecho al cambio. En el caso de nuestra Firma damos este plus a nuestros clientes al adquirir los servicios de FEL, de forma gratuita a través de horas de consultoría.
Mitos y verdades:
- FEL es un módulo del sistema de facturación? La facturación electrónica no es un módulo de un sistema de facturación, por el contrario, es totalmente interdependiente al proveedor del software de facturación, invito a los lectores que siempre coticen el mejor precio y al mejor proveedor esto no es exclusivo de los proveedores de software.
- ¿Yo puedo montar mi infraestructura para realizar FEL? Totalmente cierto, sin embargo, no es aconsejable por el desgaste operativo, los altos costos de implementación y tiempos en los procesos de certificación.
- Puedo esperar el último momento para implementar FEL: El tiempo estimado de implementación puede ser entre tres y seis meses según la complejidad una vez se tome la decisión, por lo cual recomiendo tomar la decisión mínimo 6 meses antes del plazo estipulado.
Recomendaciones de Evaluación para la implementación :
- Sus costos actuales de facturación, esto le ayudara a tomar una decisión más rápida para implementar FEL.
- Que el proveedor tecnológico tenga la autorización de la DIAN para prestar el servicio.
- Siempre evalué la compra de transacciones en periodos de dos o tres años, el costo de la transacción es más económico a largo plazo.
- La existencia de reportes de control interno tipo SSAE16 o ISAE3402, esto seguro le dará mayor confianza, para su ambiente de control.
- Que el proveedor tenga su infraestructura en centros de cómputo especializados Tier 4, esto le garantiza alta disponibilidad de los servicios.
- Que el proveedor tenga la certificación ISO27001 de seguridad de la información.
- El valor agregado que le puedan ofrecer al momento de implementar el servicio.
