¿Qué debería elegir para mi proyecto; un software para la gestión de procesos de negocios (BPMS) o un software de automatización robótica de procesos (RPA)?
La transformación digital se ha convertido en un habilitador de sustentabilidad, eficiencia, mejora e innovación de las organizaciones e industrias, constantemente estamos escuchando de automatización de procesos o robotización de procesos y la importancia de estas herramientas para lograr éxito en las estrategias de digitalización de los negocios.
En este artículo abordaremos una pregunta que en estos tiempos se ha vuelto constante al momento de diseñar un proyecto de transformación digital basado en procesos. ¿Qué debería elegir para mi proyecto; un software para la gestión de procesos de negocios (BPMS) o un software de automatización robótica de procesos (RPA)?
Según Gartner hasta finales de 2022 se estima que los proyectos de RPA podrían ser de alrededor de US$ 2,4 mil millones y un 85% de las grandes empresas tendrán algún tipo de RPA, así mismo un reciente estudio de Grand View Research estima que para 2024 los proyectos de BPMS alcanzarán los US$ 23,04 mil millones.
Un punto clave a resaltar es que estas dos tecnologías no tienen abordajes conflictivos y son complementarias, tienen una visión común que es incrementar el desempeño y lograr eficiencias organizacionales. Ahora para dar un abordaje práctico presentaremos los beneficios que cada una de estas tecnologías entrega desde la perspectiva de 4 aristas que podrían definirse como relevantes para el diseño de un proyecto de transformación digital basada en procesos.
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Los BPMS logran cerrar brechas de comunicación contacto e interacción entre diferentes personas, departamentos o áreas al ser una plataforma que permite integrar el esfuerzo humano gracias a la definición clara de las actividades que cada persona o área es responsable, evidenciando cuellos de botella y apalancando el rediseño de procesos para promover la mejora continua y aumentar la productividad de toda la organización, para el caso de los RPA se evita que las personas ejecuten tareas manuales y repetitivas eliminando este tipo de tareas de las personas, esto gracias a la creación de robots o asistentes virtual que se encargan de estas tareas repetitivas y promoviendo a los profesionales a una gestión más estratégica o táctica a esta arista la definimos objetivo de la tecnología.
La implementación es otra arista que típicamente se trae a colación para definir un proyecto, para el caso de un RPA se podrían llegar a tener robots o asistentes virtuales en producción en días típicamente o semanas para proyectos complejos, esto gracias a que no impacta normalmente muchos usuarios o personas dentro de la organización, para proyectos de BPMS como se actúa a nivel estructural de la organización involucrando diferentes personas, áreas y sistemas dependiendo de la complejidad del proceso podrían tenerse proyectos de semanas o meses.
Desde la perspectiva de la tecnología típicamente esta dos soluciones de software están diseñadas bajo el concepto “low-code” siendo herramientas que no requieren codificación o entrenamientos extensivos para lograr la adopción tecnológica, definiéndose así como herramientas creadas para usuarios finales, para el caso de RPA dichos usuarios lograrán optimizar tareas específicas o tareas del día a día, en el caso de los BPMS sus componentes tecnológicos permitirán el modelaje de procesos, la automatización de los flujos de trabajo, la creación de formularios electrónicos y análisis de datos para ayudar a aumentar la eficiencia de los negocios y obtener mejores resultados en toda la empresa.
Por último, dejamos la arista del impacto que cada tecnología trae en el negocio, para el caso de los RPA se puede encontrar beneficios rápidos e inmediatos ya que podremos verificar el número de tareas repetitivas que el robot o asistente virtual ejecuta con las ventajas de no cansarse y de poder trabajar 24 horas del día, en el BPMS se verán resultados profundos y transformacionales de la organización logrando alcanzar incrementos importantes de productividad, conformidad y eficiencia.
En conclusión debemos identificar la prioridad de la organización para definir qué camino tomar, si es una prioridad que procura mejorar la comunicación e interacción entre áreas, personas y sus actividades correspondientes, sería óptimo una implementación de un BPMS y si fuera el caso de querer encontrar eficiencias en una actividad que ejecuta un role o profesional de manera constante y repetitiva generando altos tiempos de ejecución podríamos encaminarlo a implementar un RPA.
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