«Así mismo, adecuaciones en las oficinas respetando la distancia social, donde se asegure el regreso seguro de los empleados, donde se contemple por ejemplo, estaciones de gel antibacterial en puntos de alto tráfico de empleados (fotocopiadora, cafetería, salas de juntas, etc.); señalización acorde al espacio de trabajo, entre otras medidas.»
La nueva realidad ha planteado para las oficinas del mundo retos importantes no solo a nivel de adecuación de los espacios, sino también en los nuevos protocolos de bioseguridad y en procesos de comunicación y adaptación de todos los colaboradores.
Contar con un programa siguiendo los protocolos del Gobierno, las recomendaciones de la OMS y las políticas de cada compañía, buscando minimizar los factores que pueden generar la transmisión de la enfermedad que han incluido la capacitación de todos los empleados según los protocolos establecidos para que estén familiarizados con ellos y la adopción de nuevos formatos y acciones sea sencilla es esencial en esta nueva normalidad.
Así mismo, adecuaciones en las oficinas respetando la distancia social, donde se asegure el regreso seguro de los empleados, donde se contemple por ejemplo, estaciones de gel antibacterial en puntos de alto tráfico de empleados (fotocopiadora, cafetería, salas de juntas, etc.); señalización acorde al espacio de trabajo donde se establezcan los sentidos en que las personas deben desplazarse, las zonas donde deben esperar y circunferencias para establecer cercanías entre los puestos de trabajo; análisis del flujo de aire acondicionado a la oficina para mantenerlo constante, entre otras más.
También se puede optar por un sistema de detección de movimiento y calor para no tener que operar la luces, remodelaciones internas y otros. Todo obedece al final de lo que la compañía esté analizando a futuro.
Pasos secuenciales desde lo físico hasta el equipo humano
Todo es un proceso y será necesario para re-adecuar las oficinas a esta nueva normalidad siguiendo algunos pasos:
– Disponer el edificio donde es necesario tener claros los planes de limpieza, inspecciones necesarias previas a la ocupación y controles de los sistemas del edificio.
– Preparar la fuerza de trabajo, con una guía de recomendaciones para las áreas de RRHH con el fin de mitigar la ansiedad, así como también políticas para decidir quién regresa y comunicados a los empleados para garantizar que estén informados del proceso.
– Preparar el lugar de trabajo cuyo objetivo es crear un espacio de trabajo seguro y saludable, donde se sugieren ciertas normas y conductas:
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- Control de acceso: esto incluirá controles a todas las personas en materia de salud, y en lugares cruciales como recepción de edificios, lobbies y recepciones en cada planta o ascensores.
- Plan de distanciamiento social: implementación de la política «dos metros de distancia en la oficina» con menor densidad y patrones de tráfico. Este plan incluye desde señalización en los ascensores, pasillos, salas de reuniones con marcas para guiar la circulación, hasta áreas libres rodeando cada estación de trabajo, y el uso de materiales descartables y/o reciclables para arriba de los escritorios.
- Reducir los puntos de contacto: vigilando lograr escritorios limpios, un plan de alimentos, y ciclos de limpieza estrictos.
– Comunicarse con confianza, incluyendo pautas para aprender a manejar las emociones del equipo, reconocer el temor, escuchar y comunicarse de manera transparente.
Todas las adecuaciones dependerán de las políticas de cada una de las empresas, pero siguiendo los protocolos mínimos de seguridad que establezca el Gobierno, aunque lo mínimo que se debe hacer es tener la señalización y el distanciamiento.
Las readecuaciones se manejarán quitando algunos puestos de trabajo para mantener el distanciamiento, señalización por toda la oficina recordando el sentido y los protocolos establecidos, y en el largo plazo y dependiendo de la llegada de la vacuna, se comenzarán a analizar movimientos más robustos, como lo pueden ser readecuaciones bajo el modelos de dos metros de distancia entre puestos de trabajo o con divisiones de media altura para poder seguir con la densidad requerida, pero manteniendo el distanciamiento entre personas. Algo muy importante será analizar qué implementar en el sistema de A/C o extracción mecánica para garantizar que el flujo de aire sea continuo.
¿Cómo se manejarán los nuevos protocolos?
Los protocolos se definirán según el tipo de empresa, pero los básicos incluirán el de los de regreso a las oficinas cuando hayan quedado un tiempo vacías; los de limpieza de A/C, o de regreso de los empleados, entre otros, que se implantarán contando con líderes y nuevos responsables de poder para los cuales habrá necesidad de redefinir funciones y responsabilidades o contratar nuevas personas o proveedores en Facilities Management.
Allí se pueden incluir líderes de equipo COVID, que son los que verifican que se estén cumpliendo los protocolos; los responsables de seguridad e higiene que se encargan de asesorar sobre el uso adecuado de los EPP, capacitaciones y control de inventarios; responsables de cuarentena y empleados de entregas, entre otros.
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