Gestión Documental, ¿Ciencia Ficción o Realidad?

• Del poder de la información nunca se había hablado tanto y mucho menos se había dependido a tal grado, que ninguna entidad inteligente, en esta era, puede sobrevivir sin un Programa de Gestión Documental.
• Una organización sana, cuida y preserva su historia, registra sus hechos y resultados, participa y crea posibilidad a través del conocimiento y de la información.

¿Con la invasión de los computadores los archivos van a desaparecer? ¿Millones de documentos ya no se imprimirán? ¿Los empleados problema deberían ir a ayudar en los archivos? ¿La preservación del planeta y el cuidado de los árboles determinan una disminución gradual y acelerada de los documentos? ¿Los documentos que ya no utilizamos pueden reciclarse o sencillamente eliminarse? ¿Con tanta tecnología, quién necesita registros físicos?  ¿El almacenamiento virtual ya desplazo a los documentos físicos? ¿Son suficientes, seguros y eficaces los servidores físicos y virtuales? ¿Los canales dedicados, back ups, redundancias y en fin toda la complejidad tecnológica garantiza el ciclo vital de la información?

Las obvias respuestas que al parecer conocemos en torno a la gestión de documentos, no dejan de ser simples especulaciones y temerarias afirmaciones sobre verdades que ignoramos, por ejemplo, el uso mundial del papel creció 423% entre 1961 y 2002. Las carreras universitarias como archivística, ciencias de la información, bibliotecología y documentación incrementan año tras año el número de profesionales y el de especialistas en gestión documental. El personal no calificado ha generado los más grandes riesgos en la administración pública y privada vulnerando la privacidad y el valor de la información, debilitando a las instituciones y a los individuos.

La ciencia y la investigación nos llevan a encontrar verdades no reconocidas, más que por las propias realidades de quienes finalmente, en el día a día, se estrellan con cruciales requerimientos y situaciones críticas que les arrojan a un universo totalmente diferente en torno a los documentos; y qué decir del mismo proceso de recuperación de información que hoy día supera a los desprevenidos conocedores del negocio de la información, y en una alocada carrera contra el tiempo. El cliente y el anhelado registro desfallecen en millonarias búsquedas. El minúsculo y despreciado registro que podría hacer valer los derechos de los clientes, las instituciones y los mismos administradores de la información adquieren solo ahora un valor incalculable. La huella de los documentos en la historia, su valor sentimental e histórico ha trascendido por generaciones, etnias, razas y comunidades. Los individuos conscientemente o inconscientemente han preservado las evidencias de su quehacer diario; cabe ahora preguntarnos ¿qué estamos haciendo con el nuestro? ¿Somos conscientes de las consecuencias de una sociedad desprevenida ante el verdadero valor de la información ya sea física o virtual y del impacto en nuestro presente y futuro?

La verdad es que la gestión documental en el ámbito mundial está liderando, no solo como negocio tras multinacional, sino como esencia de la vida empresarial y de los gobiernos. La tecnología está al servicio de la gestión documental, la legislación como nunca antes genera permanentemente nuevas obligaciones, limita, enfatiza y asigna responsabilidades. La innovación y la creatividad lucen en todos los órdenes, hardware, software, instalaciones, muebles, edificios todos llamados a preservar la información. Los grandes encuentros mundiales en torno a la gestión documental, son liderados y patrocinados por las más destacadas multinacionales y por los gobiernos de países líderes a escala mundial.

El termino archivo, con todo su maltratado reconocimiento ha venido suplantándose por uno algo más contextualizado a nuestros tiempos, más por llamar la atención en el avasallador cambio que, por su propia naturaleza científica, idílica e histórica. Sí, archivo ha ido evolucionado a esferas más comerciales y dinámicas de nuestra sociedad: La Gestión Documental y personalmente abandero el término archivo como la señal indeleble de contenido y fuerza que ni la historia ni la tecnología podrán borrar. Gestión documental es el esfuerzo heroico de ser reconocido y valorado en estos tiempos y en el futuro, pero sin lugar a dudas estamos hablando de: Archivo.

Ahora, este esfuerzo tiene sentido ante los múltiples desaires, abandono, evasión y hasta ignorancia calificada. No es extraño que líderes de gobiernos como de emporios empresariales cuestionen sorprendidos las inversiones que está demandando la Gestión Documental, cifras que miradas rápidamente son sorprendentes y que necesitan ser ilustradas en el roll comercial, institucional, económico y tecnológico pertinente, so pena de caer en la desobligada indiferencia o sencillo descarte por defecto. Del poder de la información nunca se había hablado tanto y mucho menos se había dependido a tal grado, que ninguna entidad inteligente, en esta era, puede sobrevivir sin un Programa de Gestión Documental.

Nunca ha tenido tanto valor una frase tan trillada y poco analizada como el “el poder de la información” La tecnología en sí misma no tiene sentido, amén de sus optimizaciones medidas solo en resultados económicos, espaciales o de recursos. Lo que ayer conocimos como “lo último”, hoy no es más que un reflejo de obsolescencia y desuso. La capacidad creadora e innovadora de los seres humanos hoy es visible en la tecnología, que al igual que el pensamiento humano, no tiene límite.

En torno a esta realidad surge el documento, pues más allá del avance tecnológico, los registros de estos, sean físicos o virtuales, sencillamente sobrepasaron los planes y estrategias de conservación y recuperación. Son ellos los que califican las operaciones, situaciones, acuerdos, transacciones. Son la evidencia y soporte de una realidad que trasciende a las nuevas creaciones tecnológicas, como quiera que se manifieste en el negocio de hoy, la empresa de hoy, el gobierno de hoy, la vida de hoy.

El liderazgo mundial en gestión documental es una realidad; países como el nuestro necesitan con urgencia, acelerar la marcha, a efectos de no rezagarnos en los rápidos avances documentales, e ir a la par con las grandes economías, la globalización y la participación activa.

El documento no va a desaparecer, los archivos son fuente vital y dinámica de las organizaciones y así lo reconocen todas las sociedades a nivel mundial. Los grandes productores de documentos como el sector financiero, los fondos de cesantías y pensiones, el sector salud y el mismo gobierno necesitan ampliar el espectro crítico organizacional e incorporar a su estrategia de desarrollo y crecimiento los Programas de Gestión Documental.

Una organización sana, cuida y preserva su historia, registra sus hechos y resultados, participa y crea posibilidad a través del conocimiento y de la información.