La palabra mágica que antecede al mundo moderno para administrar toda la documentación es GESTIÓN, pero muchas veces dejamos de lado la connotación real que tiene para solo pensar en proyectos llamados “Cero Papel” olvidando la solución de fondo que es la gestión de los documentos cuando están vivos, que tenga como resultado optimización, reducción de costos, mejoramiento por innovación, mejores procesos administrativos, cumplimiento legal y sobre todo aumento de los factores de competitividad.
Durante 23 años soñé con toda la transformación del mundo del papel al mundo digital y en muchos casos simplifiqué la labor y el tiempo, solía decir: “En el año 2.010 no existirá el papel”, “Todas las empresas realizarán la transformación” y “Esto será muy fácil”, sin embargo, me equivoqué y hemos tenido que recorrer un camino más complejo que hoy está listo para que todas las empresas recorramos el camino.
“Dejemos de cortar árboles para imprimir documentos que cumplen la misma función del documento electrónico y seamos parte del cambio tanto hacia el interior como en la forma en que intercambiamos documentos con todos los terceros relacionados con nosotros”
Quiero desmitificar el mundo de la gestión documental con cuatro grandes aprendizajes que servirán para su análisis en los momentos de decidir el cambio, esto es:
- El alcance. Cuando se piensa en la gestión documental, debemos iniciar procesos del presente hacia el futuro, sembrar los cambios del papel al documento electrónico, y realizar el montaje de sistemas de información que permitan controlar los trámites de los documentos en términos de tiempo, responsables, actividades, toma de decisiones y archivo final. No piense en digitalizar, almacenar físicamente, organizar el pasado, plantee estrategias que partan la historia en dos en el manejo del documento y el tiempo le va mostrando el camino, y sobre todo recuerde que es más importante controlar la gestión que preocuparse por los documentos que ya fueron gestionados y reposan en sus archivos.
- Los costos. Actualmente las empresas observan con dificultad la transformación por los elevados costos en tecnología que soporten la gestión electrónica de documentos, pero nuestra realidad ha cambiado y existen múltiples alternativas que permiten la transición a bajos costos. Tenga en cuenta que el mercado ofrece software de bajo costo para las pymes, consultoría express para diseño de procesos como también capacitación para automatizar procesos con recursos internos, equipos de escaneo de bajo costo según la cantidad de documentos a procesar y todo con opciones de compra, arriendo o prestación de servicios bajo la modalidad de outsourcing. Pierda el temor que los costos son asequibles y que se deben concentrar en gestión dejando de lado el procesamiento histórico
- Mejoramiento por innovación. El principal objetivo de la gestión documental es implementar soluciones que apoyen el mejoramiento por innovación, por lo tanto, no planee solamente cambiar el documento en papel por el electrónico, sino que aumente la productividad con el uso de flujos de trabajo (WorkFlow) con la automatización de los procesos, logrando mejorar la productividad, seguimiento y control de la gestión empresarial.
- El medio ambiente. No podemos dejar de lado el aporte que debemos hacerle al planeta con el cambio de nuestros hábitos especialmente en el uso del papel para trabajar todo de manera electrónica. Esta decisión no debe esperar pues nuestra generación futura esta a la espera que los empresarios tradicionales tomemos acciones al respecto, y esta es una de ellas, dejemos de cortar árboles para imprimir documentos que cumplen la misma función del documento electrónico y seamos parte del cambio tanto hacia el interior como en la forma en que intercambiamos documentos con todos los terceros relacionados con nosotros.
Espero que los lectores tomen los caminos más cortos para participar en una transformación real que ha comenzado en todas las grandes empresas ya es hora de tomar la iniciativa para ser activos y tomar las banderas de la gestión documental en nuestras organizaciones, sin importar el tamaño de nuestra empresa.
