El 90% de las empresas no tienen un sistema informático que les permita extractar el pago de pensiones y aportes al Sistema Integral de Seguridad Social de manera inmediata.
Uno de los principales retos que tienen hoy las sociedades, las empresas de personas naturales y los profesionales independientes, es no ser tener sanciones económicas por el pago inoportuno de sus obligaciones parafiscales y seguridad social.
De acuerdo con Sandra Cristina Novoa Vizcaíno, Especialista en Seguridad Social de la firma Barrera Palacio Abogados, los aportantes pueden ser sancionados por los siguientes tipos de hallazgos:
1.Mora:
Retardo o tardanza en el pago de aportes.
2. Omisión:
La no afiliación a alguno de los subsistemas del Sistema de la Protección Social estando obligado a ello y/o la no vinculación1 a una administradora, situaciones que generan no declarar ni pagar las respectivas contribuciones parafiscales.
3. Inexactitud:
Diferencia entre el valor declarado y pagado en la autoliquidación de aportes que el aportante estaba obligado a declarar y pagar. Cuando la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP) halla presuntas omisiones, inexactitudes o moras en las contribuciones parafiscales en los periodos de revisión, reporta a la Subdirección de Determinación de Obligaciones y esta procede así:
Fuente: Sandra Cristina Novoa Vizcaíno, Especialista en Seguridad Social de la firma Barrera Palacio Abogados.
Requerimientos:
Así que para lograr atender debidamente los requerimientos y visitas de la Unidad, es esencial que las áreas de nómina y contabilidad estén sincronizadas y trabajando, así como realizar auditorías previas para validar la implementación de Buenas Practicas en Protección Social en la Empresa.
Al respecto, Alex Casanova, Presidente de SQL Software, señala que aunque muchas empresas en el país ya han recibido los requerimientos por parte de la UGPP para que den respuesta sobre hechos de años anteriores, los plazos siguen siendo muy cortos. Lo que evidencia la complejidad y el nivel de exigencia que deberán enfrentar las organizaciones, sobre todo aquellas que no cuentan con un aplicativo de nómina.
“Los requerimientos de este ente son relativamente difíciles de producir y además deben estar presentados en formatos especiales por lo que es preciso utilizar herramientas diseñadas y avaladas por la Unidad para cumplir al instante con las exigencias solicitadas”, comenta el ejecutivo.
El sistema de nómina:
Toda la información tiene que venir de la misma fuente, el sistema de nómina debe ser la única herramienta para pagar a los empleados y este es el que debe producir los informes de contabilidad y sistema integrado de planilla PILA. De esta manera, se evitarán inconsistencias en el momento de hacer los cruces entre la información de nómina y contabilidad, para establecer qué pagos son realizados a los trabajadores, y si sobre estos pagos han sido efectuados de manera correcta los aportes al Sistema.
Según el ejecutivo, es importante que los responsables de liquidar la nómina y hacer los pagos, que están expuestos a nuevas auditorías del Gobierno, seleccionen un proveedor avalado públicamente por la UGPP, cumpliendo con los parámetros de la información de nómina que ellos exigen. De no ser así, las empresas se pueden hacer acreedoras a cuantiosas multas.
Contar con un software de nómina avalado por la UGPP le permitirá entregar en los tiempos establecidos la información requerida, evitando sanciones.
Es importante destacar que los beneficios por cumplir con el pago de aportes son entre otros: garantía de pensión para los empleados actuales, garantía de acceso a servicios de salud, cobertura de riesgos laborales, evitar sanciones y demandadas laborales.
