Colombia es uno de los países con la normatividad laboral más compleja en Latinoamérica. Existen un sinfín de jurisprudencias, leyes, decretos y resoluciones que reglamentan los pagos que realizan los empleadores a su personal. Por ejemplo, para calcular los aportes para seguridad social y parafiscales, el artículo 30 de la Ley 1393 de 2010 señala que los pagos no constitutivos de salarios no podrán exceder el 40% del total de la remuneración que recibe el trabajador. Es decir, si el empleador otorgó a un empleado una bonificación de más del 40% de su salario, el empleado y empleador deberán aportar sobre el excedente. Si no se hiciera ese aporte, la UGPP sancionaría a la empresa por cada día de mora en el pago correcto. Por esto, los empresarios emergentes buscan cada vez más apoyo de un software de nómina que esté perfectamente programado según la ley colombiana vigente.
En 2018 en el Registro Único Empresarial existían 1.549.176 Mipymes en Colombia. Se estima que el 90% calcula los pagos de salarios, prestaciones y seguridad social con Excel; se considera una solución fácil y rápida para liquidar la nómina, un proceso que no se tiene como parte esencial del negocio. Sin embargo, los empresarios olvidan que para pagar correctamente los salarios la empresa debe garantizar el cumplimiento estricto de toda la legislación colombiana para evitar sanciones que desangren a la empresa. Según esta lógica, 1.394.259 empresas colombianas que liquidan la nómina con Excel corren un riesgo alto de ser sancionadas si son intervenidas por algún ente regulador, como la UGPP.
Además de garantizar el pago según la ley colombiana, la realidad empresarial exige que los empleados responsables de la liquidación de nómina inviertan menos tiempo en actividades operativas y más en análisis de procesos para aumentar la eficiencia. Aunque la cifra varía de una empresa y de un sector a otro, el área de recursos humanos puede dedicar a la nómina de 1 a 7 días hábiles por quincena. Esto quiere decir que, en el peor de los escenarios, el 50% del tiempo del personal está dedicado exclusivamente a este proceso y no a otras labores que podrían mejorar el rendimiento de la empresa. En cuanto a otro tipo de actividades operativas del área, en la actualidad existen sistemas de nómina que permiten a los empleados gestionar documentos de manera autónoma para reducir el tiempo dedicado a hacer certificaciones laborales y desprendibles de pago. De esta manera, adquirir un software de nómina colombiano se ha convertido en una inversión útil que permitirá mejorar procesos de la compañía.
Adicionalmente, si la empresa tiene proyección de crecimiento, adquirir un software de nómina será casi indispensable para el almacenamiento de las historias laborales de sus empleados. Con este, el empresario tendrá el histórico de todas las hojas de vida, novedades, pagos, descuentos y aportes de los trabajadores. Aunque algunos no valoran esa información, pero la realidad es que es fundamental para soportar información contable y mejorar la toma de decisiones en la empresa. Solo por poner un ejemplo: un software de nómina permite conocer el número de horas extras mensuales de los trabajadores, con lo que el empresario podrá determinar la curva de gastos en cada una de sus áreas.
En conclusión, los beneficios del software de nómina son tantos que los gerentes deben asumir la responsabilidad de adquirirlo para garantizar que se pague todo con respecto a la ley, y para mejorar los procesos de su empresa. Como afirmaba Peter Drucker, padre de la gerencia moderna, “el emprendedor siempre busca el cambio, responde a él y lo utiliza como oportunidad”.
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